Co můžete ve firmě digitalizovat a neutratit za to majlant

Digitalizace = zbavení se papírů

Když se řekne digitalizace, možná si představíte robustní softwary pro automatizaci procesů. Tak to ale není. Základem digitalizace je přechod od papírové administrativy do elektronické podoby. Prvním krokem může být třeba zavedení elektronické pošty (e-mailu) namísto klasických dopisů.

Při pandemii koronaviru se rozšířilo online setkávání a využívání nástrojů pro komunikaci jako jsou Google Meet, Zoom nebo Teams. Obecně se rozmohl trend home-officů a většina komunikace tak i nadále zůstává online. Spoustu firem díky tomu s digitalizací začalo docela přirozeně.

Jaká je motivace k digitalizaci?

Nejčastěji:

• zjednodušení interních procesů, 
• snížení nákladů 
• a zlepšení zákaznického zážitku.

Pro někoho je přechod k digitálním kanálům také cesta, jak získat nové zákazníky. Když například malý obchod s keramikou spustí e-shop, rázem nebude závislý jen na obyvatelích jednoho města, ale může své výrobky nabízet po celé republice. Motivací je taky touha dohnat konkurenci.

Co digitalizovat v začátku

Neexistuje univerzální oblast, kterou by měla firma začít. Měli byste si ale zmapovat, na jakých procesech trávíte zbytečně moc času. Některé firmy třeba tisknou faktury a pak je zase skenují do jiného počítače. Účetní tak s jednou fakturou tráví třeba 5 minut a ještě bezdůvodně spotřebovávají papír.

Přitom existuje spousta (poměrně dostupných) softwarů, které umí doklady posílat v univerzálním formátu elektronicky, naprosto automatizovaně a bez papírů. A když denně zpracováváte třeba 20 faktur, ušetříte dvě hodiny práce, kterou mohou účetní věnovat kvalifikovanějším věcem.

Zaměřte se tedy na konkrétní oddělení ve firmě a efektivitu práce kolegů. I s malým rozpočtem pak můžete začít digitalizovat:

• Komunikaci. Do onlinu můžete přesunout jak interní komunikaci – např. chatovací aplikace Slack místo telefonátů; tak plánované schůzky s klienty pomocí Teams apod.
• Účetnictví. Pomohou online fakturační programy (např. iDoklad) a digitální výplatní pásky místo papírových.
• Logistiku. Třeba začít řídit sklad pomocí skladových systémů. Říká se jim WMS z anglického Warehouse Management System a na trhu jich najdete hned několik. Velké firmy využívají robustní serverové systémy a menší firmy pružná cloudová řešení (např. LOKiA WMS).
• Obchod a vztahy se zákazníky. Pomocí cloudového systému CRM, do něhož si přehledně evidujete vše kolem obchodu a řízení vztahu se zákazníky (odtud zkratka CRM – Customer Relationship Management).
• Prodej produktů. E-shop můžete spustit za pár dnů pomocí tzv. krabicového řešení – např. Shoptet.
• Webovou prezentaci. Web můžete poměrně levně postavit např. ve volně dostupném publikačním systému WordPress.
• Rezervaci objednávek nebo termínů. Rezervačních systémů existuje taky spoustu a mnohdy je můžete snadno implementovat do vlastních webových stránek.
• Marketing. Pokud máte cílovou skupinu pod 50 let, klidně zrušte nebo omezte papírové letáky i katalogy a přesuňte marketing do online světa.
• Nákupy firemního vybavení. My v Manutanu třeba nabízíme službu E-procurement, která propojí náš e-shop s vaším nákupním systémem. Objednávky i faktury se tak zasílají elektronicky.

„Řídit obchod v Excelu, a to jen s pár desítkami klientů, se pro nás stalo neúnosné. Každý měsíc to vyžadovalo zapojení několika lidí a stálo nás několik hodin práce, jen abychom vše aktualizovali. Proto jsme zvolili jednodušší cestu a přešli na české CRM Raynet. To nám šetří nejen hodiny práce, ale také máme všechny informace jednoduše dostupné a přehledné v reálném čase – od telefonátů s klientem, přes e-mailovou komunikaci až po evidenci všech obchodních nabídek. A stojí nás to jen pár korun měsíčně,“ říká Alvin Korčák, account manažer brněnské Obsahové agentury.

TIP: Pokud vaši kolegové tráví většinu pracovní doby u počítačů, dopřejte jim kvalitní výbavu.

Hledání partnera

Pokud nemáte předchozí zkušenosti, je klíčové najít někoho, kdo vám s digitalizací dokáže kvalifikovaně poradit. Může to být nadšenec z vaší firmy, nebo nezávislý externí poradce. Samozřejmě můžete také komunikovat přímo s obchodním prodejcem daného řešení (např. účetního programu), ale dejte si pozor, aby jeho návrhy byly objektivní a aby se vám nesnažil své řešení za každou cenu protlačit. Přece jenom, když už investujete peníze a čas do výběru softwaru a začnete ho plnit daty, očekáváte, že vám vydrží spoustu let a nebudete ho muset hned měnit.

Správný partner by vám měl:

• vyčíslit návratnost,,
• představit alternativy,
• pomoct s implementací do dalších podnikových systémů,
• přizpůsobit řešení na míru vašemu podnikání (a tedy znát váš obor),
• nastínit plány do budoucna (Chystají se aktualizace, změny na trhu?).

Systémy nemusí být na serverech, ale v cloudu

Jak už jsme naznačili, cloudové softwary bývají levnější. Při pořízení tzv. on-premise řešení se totiž počítá i s drahým provozem serverů, na něž se ukládají vaše data. 

Můžete tedy ušetřit tím, že budete využívat nejrůznějších firem, které nabízí tzv. Saas – software as a service. Za využívání služby platíte měsíční/roční poplatek, který si ve firemních nákladech obhájíte lépe než jednorázový nákup robustního softwaru. Navíc, pokud vám řešení nebude vyhovovat, můžete ho snadno změnit nebo přejít na jinou verzi.

Věříme, že vám článek pomohl a že vám digitalizace půjde hladce. Pokud vás zajímá více o našem E-procurementu, ozvěte se svému prodejci.