Za tímto účelem firmy přecházejí na elektronické zásobování, které jim umožní dematerializovat nákupy uskutečněné u dodavatelů, a tím optimalizovat proces Procure-to-Pay (P2P). Tato řešení zaznamenala v minulých letech překotný vývoj, neboť jsou zdrojem úspor a celkové efektivity. Na první pohled se procesy elektronického zásobování mohou zdát složité, neboť zahrnují velkou řadu dostupných nástrojů. Pomůžeme vám se v této problematice zorientovat díky podrobnému popisu klíčových fází elektronického zásobování a jeho hlavních výhod.
Tři fáze dematerializace procesu zásobování
Pro zautomatizování procesu zásobování musí firmy projít třemi základními fázemi.
Fáze 1: zpřístupnění nabídek
V první řadě potřebují uživatelé přístup k nabídce výrobků, které vyhovují jejich potřebám, nabízených schválenými dodavateli za smluvních podmínek sjednaných jejich nákupním oddělením (slevy, vyjmuté výrobky, náklady na dopravu atd.).
Za tímto účelem mohou využít:
- Internetový obchod svých dodavatelů: toto řešení lze zavést rychle a snadno a nemá pro firmy žádné dodatečné náklady.
- Elektronický katalog: ačkoliv vyžaduje větší zdroje a investice, zavedení elektronického katalogu vám umožní prohloubit dematerializaci a automatizaci celého procesu Procure-to-Pay (včetně odesílání objednávek a přijímání faktur).
Existují dvě hlavní kategorie elektronického katalogu:
- Punch-Out: s tímto „dynamickým“ elektronickým katalogem mají firmy přístup k nabídce aktualizované v reálném čase (cena, skladová dostupnost a datum dodání). Tento typ katalogu je vhodný zejména pro dlouhé seznamy výrobků a zabraňuje nákupu od neschválených dodavatelů.
- Hostovaný katalog: tento „statický“ elektronický katalog poskytuje firmám přístup ke konkrétní nabídce a zaručuje stabilitu sjednaných cen. Toto řešení je vhodnější pro omezené seznamy výrobků.
Uživatelé si mohou vybrat své výrobky do online nákupního košíku, z něhož se vytvoří požadavek na nákup. Ten je pak automaticky zanesen do informačního systému, může se řídit předem stanoveným postupem schvalování a vyústit v nákupní objednávku. Pro hromadné objednávky a zefektivnění dodávek s cílem jejich optimalizace je do nástroje obecně začleněna minimální částka objednávky.
Fáze 2: objednávka
Po schválení je objednávka předána příslušnému dodavateli ve formě elektronického dokumentu prostřednictvím EDI (Electronic Data Interchange). Připomínáme, že EDI označuje výměnu standardizovaných elektronických dokumentů mezi dvěma obchodními partnery, z počítače do počítače. Tento systém může fungovat s přímým připojením nebo na bázi P2P řešení.
Tato fáze, označovaná jako elektronická objednávka, umožňuje přímé zanesení objednávky do informačního systému partnera, což urychluje zpracování a zvyšuje kvalitu. Výrobky objednané online jsou následně vychystány a expedovány.
Fáze 3: faktura
Po dodávce zboží obdrží firma od svého dodavatele fakturu. Dematerializovaná faktura se objeví ve formě elektronického dokumentu (prostřednictvím EDI) nebo souboru PDF ověřeného důvěryhodnou třetí stranou. V případě EDI je faktura automaticky porovnána s objednávkou bez nutnosti lidského zásahu. Firma pak může provést platbu svému dodavateli.
Výhody dematerializovaného procesu zásobování
Ve světle současných výzev z hlediska konkurenceschopnosti, kterým musí nákupní oddělení čelit, se dematerializace transakcí stává zásadním faktorem úspěchu.
Elektronické zásobování v první řadě optimalizuje celkové náklady na vlastnictví nakupovaného zboží a/nebo služeb. Tento přístup nejenže sníží náklady na každou transakci, ale také podpoří hromadnost objednávek. Gratulujeme, dosáhli jste až 80% úspor[1]!
V rámci tohoto projektu digitalizace cílí nákupní oddělení také na zvýšení produktivity a zároveň přispívá ke spokojenosti interních zákazníků. Dematerializace a automatizace procesu (do určité míry) umožní mnoha zúčastněným stranám získat cenný čas:
- Zjednoduší každodenní řízení zásobování;
- Sníží objem faktur a reklamací pro účetní oddělení;
- Zjednoduší vyhledávání výrobků pro uživatele…
Díky elektronickému zásobování získají také oddělení nákupu a účetnictví jasnou představu o obchodních výdajích. Následně dostanou tyto výdaje pod kontrolu a mohou stanovit nápravná opatření.
V neposlední řadě přispívá elektronické zásobování k ochraně životního prostředí. Digitalizované transakční procesy produkují méně skleníkových plynů ve srovnání s tradičními procesy, které znamenají spotřebu papíru, zasílání poštou atd.
Lze tedy říci, že dematerializace transakcí je prvním krokem k digitalizaci nákupu. V tomto ohledu však musíme zopakovat, že projekt tohoto druhu vyžaduje skutečné změnové řízení! Faktorem úspěchu takového projektu je interní podpora zainteresovaných stran a zapojení dodavatelů.
[1] Skupina Manutan, interní data
