Pořádek v dokumentech: jak dlouho je archivovat a kam je v kanceláři uložit

Jak dlouho archivovat

Pod pojmem dokument rozumíme příslušné záznamy, které vznikly z činnosti vaší organizace – může jít o písemný, zvukový, obrazový či jiný záznam.

Době, po kterou musíte mít dokumenty uloženy, říkáme skartační nebo archivační lhůta. Ta začíná běžet 1. ledna následujícího roku po vyřízení dokumentu nebo spouštěcí události (což může být např. podepsání smlouvy, uzavření spisu, ale třeba i úmrtí pacienta v případě lékařského spisu).

Kdo všechno musí archivovat

Podle Zákona o archivnictví a spisové službě nesmíte dokumenty jen tak skartovat, pokud jste:

• zaměstnavatel – archivujete dokumenty týkající se zaměstnanců, například pracovní smlouvy či mzdové listy,
• účetní jednotka (tj. fyzická či právnická osoba vedoucí účetnictví) – schraňujete třeba účetní knihy či výroční finanční zprávy,
• plátce DPH – uchováváte všechny doklady týkající se stanovení daně,
• podnikatel – pokud vedete daňovou evidenci, musíte archivovat například daňová přiznání.

Dokumenty, které stačí archivovat 5 let:

• účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy…),
• účetní knihy,
• odpisové plány,
• inventurní soupisy,
• účtový rozvrh,
• účetní záznamy, kterými doložíte formu vedení účetnictví.

Dokumenty, které musí ležet v archivu 10 let:

• účetní závěrka,
• výroční zpráva,
• daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty,
• mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění.

Dokumenty s jinou archivační lhůtou:

• 3 roky: stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele,
• 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti,
• 45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10 let).

Archiválie, aneb trvalé uložení

Některé záznamy či dokumenty po uplynutí skartační lhůty (nebo po zániku činnosti) musíte nabídnout k trvalému uchování v rámci veřejného zájmu. To znamená, že je musí posoudit oblastní archiv a pokud uzná za vhodné, udělá z nich tzv. archiválie.

Tuto povinnost mají zejména obchodní společnosti, družstva (ne bytová) či notáři. O které dokumenty konkrétně jde, si ověříte v příloze č. 1 archivního zákona. Mohou to být zakladatelské dokumenty, jednací řády, zápisy z valných hromad či účetní závěrky.

Čtěte také: Jak dlouho musí firmy uchovávat smlouvy? >>

Jak ukládat dokumenty

Při archivaci se nemusíte držet jen vytištěných dokumentů. Zákon umožňuje taky elektronickou nebo smíšenou podobu.

Nejprve se podíváme na papírové dokumenty:

Potřebujete hlavně systém. Jasně si vymezte prostor, který máte k dispozici a využijte ho na maximum. Volná stěna v kanceláři, rohová skříňka nebo celá místnost? Sami nejlépe víte, jak velký objem dokumentů čeká na uložení.

• Pokud chcete vzhled kanceláře udržet čistý a dokumenty elegantně schovat, můžete sáhnout po spisové skříni.
• Další variantou jsou otevřené regály, které můžete přehledně naplnit krabicemi a pořadači.
• Pokud chcete mít dokumenty jednoduše dostupné, ideální budou přihrádkové a zásuvkové moduly, do kterých můžete vkládat přímo složky s papíry.

4 tipy na přehlednou archivaci:

• Termín konce archivace vždy uveďte na šanon nebo krabici.
• Dokumenty řaďte podle data skartační lhůty a ne podle data uložení.
• Pozor na blednutí účtenek – některé jsou nečitelné již po roce. Klidně je nakopírujte a dejte dohromady s originálem.
• K označení, co se s dokumentem stane po uplynutí skartační lhůty, si můžete pomoct třemi značkami – A (archiv), S (stoupa – zničení) a V (výběr).

Jak uchovávat dokumenty elektronicky:

Pokud jste zvyklí posílat smlouvy a faktury elektronicky, není nutné je kvůli archivaci tisknout. Ušetříte čas, peníze, přírodu a hlavně prostor v kanceláři. Musíte ale dbát na:

• věrohodný původ – každý dokument podepište elektronickým podpisem,
• neporušitelnost obsahu – opatřte dokumenty kvalifikovaným časovým razítkem (které má platnost 5 let),
• zachování čitelnosti souboru – doporučujeme držet se celosvětově uznávaného archivního formátu PDF/A.

Po uplynutí archivační lhůty

Než se vrhnete na likvidaci dokumentů, vždy si v zákoně o archivnictví ověřte, jestli nejste povinni nabídnout je oblastnímu archivu k trvalému uložení. V některých případech se neobejdete bez povolení ke skartaci od státního archivu. To se týká např. zakladatelských dokumentů a účetních závěrek akciovek nebo s.r.o.

Co hrozí, když archivaci zanedbáte? Zničení dokumentů s trvalou hodnotou bez povolení může firmu stát až 250 000 Kč. Stejně tak za nedodržení povinné skartační lhůty vám finanční úřad může udělit pokutu do výše 3 % hodnoty aktiv.

Přečtěte si, jak ve firmě zlikvidujete odpady. Levně a podle pravidel >>

Po uplynutí lhůty můžete bez povolení klidně zlikvidovat například účetní doklady nebo mzdové listy. 

Nejúčinnější forma likvidace je skartace. Můžete si do firmy pořídit vlastní skartovačku, nebo požádat externí firmu – ta vám zároveň vydá potvrzení o skartaci, které by se vám mohlo hodit při případných soudních sporech.

Čtěte také: Jak vybrat skartovačku >>

Stáhněte si tahák k archivaci dokumentů

To nejdůležitější z článku jsme pro vás sepsali do infografiky. Stáhněte si ji a sdílejte s kolegy, ať také vědí, jak na to: