Třetí rok u počítače: posbírali jsme tipy pro lepší on-line komunikaci

Etiketa videohovorů

Ať už schůzka probíhá z kanceláře nebo z domova, máme pro vás i vaše kolegy 12 tipů, jak se při ní chovat a jak vystupovat:

1. Ozvěte se předem – pokud je to možné, zeptejte se účastníků na chatu nebo smskou, zda jsou připraveni.

2. Vše si otestujte – předem zkontrolujte, zda funguje kamera, mikrofon a reproduktory.

3. Připojte se včas – stejně jako při osobních schůzkách je nevhodné připojit se pozdě. 

4. Vyberte si tiché prostředí – šum kavárny může být příjemný pro soustředěnou práci. Pro videohovory zvolte ale prostředí bez rušivých zvuků i vizuálních podnětů. 

5. Vhodně se oblékněte – pokud se videohovu účastíte z domu, oblečte se stejně jako by šlo o osobní schůzku. Krom košile doporučujeme obléct i kalhoty. Nikdy nevíte, kdy budete muset vstát od stolu. 

6. Představte se – v případě hovoru s novými klienty hned ze začátku. Je to zdvořilé a navíc budou ostatní vědět, kdo už se připojil. 

7. Nemumlejte – nekvalitní mikrofony a rušivé zvuky z okolí zkreslují lidský hlas. Mluvte zřetelně, aby nedošlo k nedorozumění. 

8. Neskákejte do řeči – dejte si na to ještě větší pozor než u osobních setkání. Pokud je určen moderátor hovoru, počkejte, až vám předá slovo. 

9. Dívejte se do kamery – částečně to nahradí pohled do očí při osobní schůzce.

10. Pokud nemluvíte, ztište mikrofon – i když nemluvíte, zvuky z okolí ruší ostatní. Navíc může zapnutý mikrofon způsobit ozvěnu. Budete si také moci dělat poznámky do počítače, aniž by bylo slyšet ťukání klávesnice.

11. Dávejte pozor – kontrolování e-mailů a čtení zpráv jde obvykle podle pohybu očí poznat. Není to slušné a navíc můžete ztratit nit. 

12. Po skončení hovoru nezapomeňte vše vypnout – osobní komentáře a hodnocení si nechte až do chvíle, kdy všechna zařízení bezpečně zavřete a ukončíte.

Začátky pracovních callů a videokonferencí, často začínají klasickým kolečkem technických problémů. Vypadávání signálu, obrazu, zvuku a nepříjemným ozvěnám se dá snadno vyhnout. Podívejme se na rozdíly v technickém zázemí zasedacích místností přímo ve firmě a na home office.

Zasedačka, kterou vám budou závidět

Zasedací místnosti slouží nejen k interním poradám vašeho týmu, ale i prezentacím pro nové klienty a zákazníky. Vytvořte z ní reprezentativní místo, kde vše perfektně funguje a setkání jsou po všech stránkách příjemná. 

Dostatečně velký stůl a pohodlné židle jsou základ. Co však nesmí chybět v technické výbavě moderní zasedačky: 

• Notebook nebo počítač – nechejte ho trvale zapojený. Neustále odpojování je ztrátou času a snáze způsobí technické potíže s připojením.

• Zabezpečená bezdrátová síť – viditelně označte název a heslo sítě, aby se každý příchozí mohl pohodlně připojit.

• Projektor a plátno nebo dostatečně velká obrazovka – vyzkoušejte, zda jde na projekční plochu vidět i z nejvzdálenějšího místa v místnosti.

• Videokonferenční zařízení – základem je mikrofon. Rozmyslete se, jak ho budete nejčastěji používat. Při prezentacích se hodí mikrofon do ruky, takzvaná „handka“. V menších prostorech stačí jeden stolní mikrofon, který snímá celou mistnost. Investujte také do kvalitních reproduktorů, abyste dobře slyšeli a předešli nedorozuměním. Nezapomeňte na kameru. Tu nechte konstantně nastavenou tak, aby zabírala celý stůl. V případě reproduktorů i kamery berte v potaz velikost místnosti. 

• Dálkové ovládání – hodí se při prezentacích. Kolegové mohou pohodlně stát bez nahlížení do počítače. 

• Ukazovátko – nejoblíbenější variantou je laserové ukazovátko v malé praktické velikosti.

Pokud máte vše nastavené, ale videokonferenci se vám stále nedaří zahájit, zkontrolujte připojení k internetu a propojovací kabely. Nejen, že mohou být špatně zapojené, ale při špatném uložení dochází k jejich poškození. Pořiďte k novým kabelům také ochranné lišty a průchodky. 

Jsou-li v bezprostřední blízkosti zasedačky další pracovny a kanceláře, doporučujeme odhlučňovací obložení nebo akustické paravány. Probíhající konference nebude rušit vaše kolegy.

Tipy, jak kolegům zpříjemnit práci na home office

Práce z domu se během pandemické situace stala standardem. Přináší s sebou však řadu potíží. Člověk se doma hůře soustředí, klesá mu motivace i výkonnost. Čas strávený na home office ale můžete sobě i svým kolegům usnadnit. 

Dočtěte se více o ergonomických vychytávkách k práci na home office.

K příjemnému pracovnímu prostředí, patří pořádek na stole. Tužky, papíry, mobil a případně tiskárnu byste měli mít po ruce. S tím vám pomůžou organizéry a přihrádky. 

Dlouhá práce za počítačem způsobuje i zdravotní obtíže. Pořiďte kolegům podložky pod myš a klávesnici, které zamezí zánětům žil a tenisovým loktům. 

Videokonferenční doplňky v domácím prostředí omezte na headset, kde máte mikrofon i sluchátka v jednom. Pokud pracovní notebook nemá kameru, nabídněte kolegům externí, ta se jednoduše připne na rám počítače.
Horní hrana počítače by měla být přibližně ve výšce očí, pokud je stůl nižší, může dlouhodobá práce u něho způsobit bolesti zad. Pokud má někdo z kolegů podobný problém, pořiďte mu stojan pod počítač. Menší kolegové jistě ocení i podložku pod nohy.