S rostoucím počtem kategorií a řízeného dodavatelského řetězce není dosažení těchto úspor pro nepřímé zákazníky zrovna malým úkolem. Úkolem tohoto profesionála v oblasti nákupu je potlačit nekalé výdaje v celé firmě a posílit její vazby s mnoha zainteresovanými stranami. Pro lepší porozumění roli nepřímého nákupčího shrnuje tento popis pracovního místa jejich cíle, strategie a dovednosti.
Co je nepřímý nákup?
Nepřímý nákuphraje klíčovou roli pro hladké fungování firem. Může zahrnovat výrobky, dodávky nebo spotřební zboží nutná pro obchodní činnosti.Tyto typy nákupů se liší od přímých nákupů známých jako „výrobní“ nebo „strategické“ nákupy.
Nepřímé nakupování nyní po dlouhodobém zanedbávání převzalo strategickou úlohu. Řízení výdajů a snižování nepřímých nákladů ve vztahu k této kategorii nákupů jsou klíčové strategie při zlepšování marží a přizpůsobování nákladové struktury firmy obchodnímu klimatu.
S ohledem na tuto skutečnost začaly společnosti reorganizovat svá nákupní oddělení. Význam přisuzovaný nepřímým nákupům se však značně liší. Přestože je mu mnohdy přisuzována nízká priorita, stále častěji se stává středem optimalizačních opatření, přičemž některé firmy dokonce aplikují stejné postupy pro tuto kategorii jako pro strategický nákup.
Jaké jsou cíle nepřímých nákupčích?
Pozice nepřímého nákupčího zahrnuje mnoho rolí, kombinujících pět hlavních cílů, které jsou všechny součástí nakupování, avšak žádají si specifickou strategii:
Snižování nákladů
Protože úspora peněz je hlavním prvkem této role, zaměřují se nepřímí nákupčí zejména na celkové náklady na vlastnictví jejich nákupů, na zajištění řádného uzavírání smluv a na eliminaci nekalých výdajů.
Podpora inovace a obchodní transformace
Digitalizace oblasti a jejích procesů je nejvyšší prioritou. Používání efektivního řešení e-procurementu nepřímým nákupčím umožňuje překonávat některé těžkosti, jako je například jejich přílišná manažerská zátěž nebo nedostatečná přehlednost výdajů. Musí však také podporovat generálního ředitele pro nákup při zavádění těchto nástrojů. Nepřímí nákupčí hrají také roli hnacích motorů inovace, zejména skrze své vztahy s dodavateli. Monitorují inovativní řešení a poskytují související poradenství pro splnění potřeb svých interních zákazníků.
Pěstování efektivní sítě
Nepřímí nákupčí se musí profilovat jako klíčoví partneři pro své příslušné zainteresované strany. Musí zapojovat a angažovat interní zákazníky a současně rozvíjet své vztahy se zákazníky s cílem zakládání dlouhodobých vztahů.
Podpora CSR
Společenská odpovědnost firmy (CSR) se stala klíčovým rozlišovacím znakem ve všech aspektech podnikání, pro zákazníky i pro partnery. Nepřímí nákupčí proto hrají klíčovou roli, zejména na evropské úrovni v souvislosti se značkou „Made in Europe“. Tento závazek v menším měřítku snižuje náklady a současně podporuje zaměstnanost a ekonomiku na lokální úrovni. Jedním z jejích cílů je proto integrovat některá kritéria CSR do jejich nákupní politiky a uvádět tato kritéria do souladu s cíli podnikání.
Řízení rizik
Nepřímí nákupčí se musí přizpůsobovat stále restriktivnějšímu regulatornímu prostředí. Dodavatelská rizika jsou mnohem akutnější při správě rozsáhlého portfolia a četných transakcí. Pro řízení těchto rizik musí nepřímí nákupčí úzce spolupracovat s právním oddělením a zůstávat ostražití ve vztahu k dodavatelským rizikům po celou dobu trvání smlouvy.
Spolupráce je nedílnou součástí této role, neboť nepřímí nákupčí jsou v interakci s rozsáhlou sítí, včetně obchodních oddělení, vrcholovým vedením a dodavateli. Není náhodou, že nepřímí nákupčí nyní nosí přezdívku „obchodní partneři“!
Jak se stanete nepřímým nákupčím?
Týmy nepřímého nákupu spravují nesčetné množství produktových kategorií, dodavatelů a interních zákazníků. To je také jednou z hlavních charakteristik, které tuto funkci odlišují od strategického nákupu: je v interakci s velkým množstvím zainteresovaných subjektů. Zatímco některé dovednosti jsou i nadále nedílnou součástí světa nákupu (např. vyjednávání), nepřímí nákupčí musí rozvíjet specifické know-how a interpersonální dovednosti, aby ve svých cílech uspěli.
Studia pro přijetí na pozici nepřímého nákupčího
Před žádostí o přijetí na pozici nepřímého nákupčího kandidáti obvykle studovali na škole obchodního směru. Ve fázi náboru mohou uvést své znalosti z oblasti řízení nepřímého nákupu získané během projektů. Obchodní zkušenosti výrobního nákupčího-samouka mohou být také výhodou při získání této práce a vyjednávání o mzdě.
Know-how: silné a slabé stránky
Na akci ProcureCon Indirect Europe v roce 2019 nepřímí nákupčí zhodnotili své dovednosti. I když měli pocit, že ovládají logistiku a řízení svých produktových kategorií a svých dodavatelů, přesto cítili, že stále mají co zlepšovat v řízení zainteresovaných subjektů a dále v udržitelném a zodpovědném nákupu. Co se řízení rizik týče, byly výsledky nejednoznačné, pravděpodobně protože regulatorní prostředí a rizika se neustále mění a žádají si neustálou bdělost.
Interpersonální dovednosti: základy
Interpersonální dovednosti, na pomezí mezi emoční a sociální inteligencí, jsou bezpochyby předpokladem funkce nepřímého nákupu společně se třemi klíčovými slovy.
1. Vědomosti
Francis Bacon prohlásil, že vědomosti samotné jsou moc.
Tento výrok se dokonale hodí do světa nákupu. Aby plnili potřeby svých interních zákazníků, musí nepřímí nákupčí mít hluboké znalosti své společnosti, obchodních oddělení, zaměstnanců a jejich potřeb a mnoho dalších vědomostí. Aby přinášeli přidanou hodnotu, musí také věnovat pozornost svému prostředí, dodavatelům a inovacím, aby vytvářeli příležitosti. Jejich vztah k zaměstnancům se postupem času vyvíjí, čímž zlepšuje účinnost jejich akcí.
Behaviorální vlastnosti: zvídavost a přizpůsobivost
2. Komunikace
V zájmu upevňování vztahů s příslušnými zainteresovanými stranami musí nepřímí nákupčí umět klíčové informace, které mají (výdaje, rizika apod.), převádět do jazyka přístupného a snadno srozumitelného pro všechny. Výzvou je fakt, že jednají s pestrou škálou partnerů: uživateli a rozhodujícími činiteli, a to z různých kultur a hierarchických úrovní!
Behaviorální vlastnosti: aktivní naslouchání, empatie a transparentnost
3. Spolupráce
Naslouchání, diskuse a reflexe se zainteresovanými stranami je základním předpokladem pro navázání vztahů důvěry, získání podpory pro vaši síť a tím pro vytváření hodnoty. Jen se pokuste změnit IT média nebo software široce využívané ve společnosti (např. e-mailový systém) bez konzultace s IT týmy nebo dokonce koncovými uživateli! Takový postup by byl předem určen k prohře.
Behaviorální vlastnosti: schopnosti jednání s lidmi, leadership, diplomacie a učení
Tyto měkké dovednosti se stále více stávají součástí tréninkových programů. Gordon Crichton, ředitel MAI (management mezinárodního nákupu a inovací) souhlasí: „Vzhledem k tomu, že nákupní funkce je stále integrovanější, takže se stává součástí „velkého obrazu“ vedle výzkumu a vývoje nebo marketingu, rozvoj vztahových schopností je klíčem k úspěchu projektů.
Nepřímí nákupčí působí jako svého druhu mediátoři a influenceři ve své síti, takže se stávají skutečnými „obchodními partnery“. Jak nám ve svém článku Nové role a profily dovedností nákupčích připomíná Nathalie Merminod, senior lektorka na IAE (Institut d’Administration des Entreprises) v Grenoblu:„Úspěch nebo dokonce výkonnost nákupu závisí na jeho schopnosti řídit vztahy.“ V nepřímém nákupu musí čas spolupracovat!