Standardizace používaných výrobků
Po mnoho let byly nepřímé materiály nakupovány lokálně. Tato decentralizovaná strategie umožnila všem závodům nakupovat potřebné výrobky individuálně u vybraných dodavatelů podle svých vlastních postupů.
Před zhruba dvaceti lety se tyto výrobky pod tlakem velkých výrobců a distributorů začaly standardizovat. V mnoha kategoriích nepřímých nákupů nyní můžete vytvořit základní řadu na evropské úrovni, která tvoří 80 % položek v jedné kategorii produktů. Firma tak může podepisovat smlouvy pro všechny své evropské závody na základě sdílené nabídky.
Tato standardizace výrobků přinesla také sjednocení zainteresovaných stran. Průkopníkem v této oblasti byl trh s kancelářskými potřebami. Nyní nalezneme evropské distributory již i v oblasti průmyslového zboží, údržby a balení. Nabízejí podporu svým zákazníkům ve většině zemí, protože zavedli centrální útvary, které mohou podepisovat rámcové smlouvy na evropské úrovni. Mají jak sdílenou nabídku, tak několik logistických center, která jim umožňují pokrýt širokou oblast.
Výhody zavedení rámcových smluv na evropské úrovni
Tyto smlouvy mají dvě hlavní výhody: snížení nákladů a lepší celkovou efektivitu.
Snížení nákladů
Díky rámcovým smlouvám mohou firmy racionalizovat své nákupy a vyjednat množstevní slevy z důvodu dosažení úspor z rozsahu. Jinými slovy, zvýšení objemu výroby má za následek snížení jednotkových nákladů. Naše zkušenosti ukazují téměř 30% snížení pořizovacích nákladů u firem, které pro své nepřímé nákupy zavedly strategii centralizace na evropské úrovni. Výsledek opravdu stojí za námahu!
Lepší celková efektivita
Sjednocení procesu uzavírání smluv s oddělením nákupu snižuje administrativní zátěž pro všechna oddělení dané firmy. Je tak dosaženo významné úspory času a peněz, protože tyto smlouvy obecně usnadňují vývoj systémů elektronického zásobování nebo dokonce nákupních nástrojů nové generace v rámci firmy, jakož i zvýšené produktivity a kvality. Tento přístup je významný zejména v oblasti nepřímých nákupů, protože tyto procesy jsou zřídkakdy optimalizované a jejich skryté náklady nevyhnutelně zvyšují celkové náklady na vlastnictví (TCO).
Realizace, klíčový moment rámcové smlouvy
Úspěch rámcových smluv na evropské úrovni je, stejně jako jakákoliv snaha o racionalizaci dodavatelů, založen na schopnosti nalézt správnou rovnováhu mezi zavedením a podporou osvědčených nákupních postupů u interních zákazníků. Nejobtížnější část začíná po jednání a podepsání smlouvy, kdy následuje fáze realizace.
Musíte přesvědčit všechny závody, aby již neobjednávaly od svých místních dodavatelů, ale aby kontaktovaly dodavatele nepřímých materiálů vybrané centrální organizací. Někdy může být vyjednaná sleva nižší než sleva získaná od místního dodavatele. V tom případě je nutné vysvětlit závodům problematiku celkových nákladů. Bez lokální podpory existuje riziko, že se zvýší podíl nestandardních nákupů, což nevyhnutelně zvýší celkové náklady na vlastnictví daných výrobků a služeb a zároveň zpomalí nákupní procesy.
Definice nestandardních nákupů
Nestandardní nákupy jsou nákupy zboží a/nebo služeb prováděné mimo procesy stanovené nákupní politikou. Tyto výrobky a/nebo služby jsou často nakupovány urgentně, jako první pomoc při nečekaných potížích. Protože představují vysoké skryté náklady, více než tři čtvrtiny firem považují snížení těchto nestandardních nákupů za prioritu[1].
Vítězná strategie, která kombinuje digitální technologie a vztahy
Realizace rámcových smluv je skutečnou výzvou, která vyžaduje podporu ze dvou stran.
Digitální nástroje
Firma, která chce zavést rámcové smlouvy na evropské úrovni, by měla svým zaměstnancům zpřístupnit sdílený nákupní nástroj. Ať už se jedná o internetové stránky vybraného dodavatele nebo systém elektronického zásobování, je důležité, aby se staly referenčním kanálem pro všechny uživatele. Usnadňuje a urychluje procesy nákupu a zároveň umožňuje nákupnímu oddělení sledovat výdaje. Sledování výdajů může napomoci správné realizaci rámcové smlouvy nebo případnému zahájení nápravných opatření.
Budování vztahů
Firma může získat maximální výhody zapojením jednotlivých týmů dodavatele při realizaci rámcových smluv: prodejních týmů v terénu, prodejců v kanceláři nebo zaměstnanců marketingového oddělení.
Mohou pomoci s propagací smlouvy u uživatelů vysvětlením sjednaných smluvních podmínek (podrobnosti nabídky, slevy, dodací lhůty atd.) a s nimi spojených výhod. Tato propagace může probíhat prostřednictvím osobních návštěv, telefonátů, e-mailů atd. Tyto týmy také mohou zasílat pravidelné zprávy nákupním oddělením za účelem sledování celkového výkonu.
Přijetí strategie centralizace na evropské úrovni pro nepřímé nákupy je klíčovým faktorem pro zlepšení funkce nákupu vedoucím k lepší správě portfolia dodavatelů a kontrole cenových podmínek a sjednaných služeb. Po zavedení tohoto přístupu mohou oddělení nákupu podniknout kroky k optimalizaci nepřímých nákupů.
[1] Basware & The Hackett Group, Perception vs Reality: A Report on Maverick Spend, 2018
