Proč některé firmy při zavádění lean managementu selhávají a jak se tomu vyhnout

Nejprve opakování. Zavedením lean přístupu například:

• spotřebujete materiál beze zbytků, 
• efektivně využijete prostor ve skladu 
• a nebudete plýtvat úsilím ani časem zaměstnanců. 

Pokud vás zajímají principy lean managementu ve výrobě, přečtěte si samostatný článek v našem magazínu. >>

Jak změny úspěšně nastartovat? Máme pro vás 3 jednoduché principy, které fungují v jiných firmách.

1# Mějte jasno ve strategii

Ujasněte si, jestli chcete lean jen zkoušet, nebo štíhlým podnikem skutečně být. Změny plánujte tak, aby zapadly do vašich dlouhodobých cílů, díky tomu se se vyvarujete neúspěšným pokusům. S každým nezdarem totiž klesne motivace zaměstnanců, aby v budoucnu cokoliv dalšího měnili.

Pokud jste štíhlým podnikem, znamená to, že:

• dobře znáte hodnotu produktu pro zákazníka a dodáváte mu přesně to, o co má zájem,
• máte správně nastavený výrobní rozpočet,
• využíváte lean principy, abyste vyrobili dostatek kvalitních výrobků za rozumné náklady,
• vaše učení a zlepšování procesů neskončí s uzávěrkou kvartálu nebo účetního roku, ale probíhá pořád a je běžnou součástí práce všech zaměstnanců.

A součástí strategie je i realistické načasování, jak dokládá Martin Soják, zástupce vedoucího výroby ve firmě NEVA, která se specializuje na výrobu venkovního stínění: „Lean přístup je o neustálém zlepšování. Systematicky máme štíhlé přístupy zavedené jen na některých pracovištích. Postupně je zavádíme i jinde, ale čeká nás ještě velký kus práce.“

2# Počítejte se zapojením zaměstnanců a zvažte pomoc externistů

Abyste mohli procesy zlepšit nebo zcela předělat, potřebujete zkušenosti zaměstnanců z každodenní praxe a jejich spolupráci. 

Nastartovat změnu vám ale pomohou i externí specialisté. „Největším problémem bylo oprostit se od zavedených postupů a podívat se naši výrobu nezaujatým okem. Zahájili jsme proto spolupráci s externí firmou. Uvědomujeme si, že to při složitosti výroby sami nezvládneme a potřebujeme systematické vedení někým zkušeným,“ popisuje důvody Martin Soják.

Co si ohlídat, aby spolupráce s externistou nebyla kámen úrazu:

• Provede vás přípravou s ohledem na potřeby vaší firmy.
• Bude vám oporou při zavádění změn a nenechá vás v tom plavat samotné.
• Poradí, jak zaměstnance zapojit a správně s nimi komunikovat.
• Navrhne, jak lean principy splynou s firemní kulturou.

Je důležité, aby vaši kolegové viděli v novém přístupu smysl. Zavítejte s nimi třeba na exkurzi ke konkurenci, která byla při zavádění lean přístupu úspěšná. Dobré výsledky závisí i na tom, jak rychle se s novým způsobem uvažování pracovníci ztotožní. Někdy může fungovat i finanční motivace.

„Kolegům jsme změny vysvětlili a po překonání počáteční nedůvěry, se k nim většina staví pozitivně. Zároveň jsme vypsali finanční prémie a odměny za aktivní přístup, takže byli zaměstnanci velmi motivovaní,“ objasňuje Martin Soják.

3# Zaměřte pozornost i mimo výrobu

Mnoho firem se snaží posílit výkon výroby, ale unikne jim plýtvání v oblastech, které s její produkcí souvisí nepřímo. Přitom zmatek v administrativě nebo špatné zaškolení nových zaměstnanců se do výrobního procesu promítá velmi citelně.

„Při zavádění štíhlých principů ve výrobě jsme nezaznamenali zásadní problémy. Provoz máme ale v plné sezóně, takže jsme po celou dobu v presu. A očekáváme, že náročné může být zajištění návaznosti procesů mezi více pracovišti,“ doplňuje Martin Soják. 

Lean principy uplatníte stejně dobře i ve vašich kancelářích. Zkrácení a zjednodušení procesů ocení zaměstnanci a zákazníci. Stačí si představit:

• dlouhé schvalovací procesy,
• dobu zpracování nabídek pro klienta a urgování,
• porady plné zaměstnanců, kteří tam být nemusí, 
• neefektivní práci s e-maily,
• nebo putování po kanceláři při zdlouhavém hledání dokumentů. 

Pokud zeštíhlujete výrobu, nahlédněte i do logistiky, kde se změny z výroby odrazí. Možná vám přebývá materiál, zbytečně dochází k jeho přesunům nebo nevyužíváte naplno kapacitu dopravy. Principy, které jste využili ve výrobě, uplatníte i tady a logistické činnosti budete plánovat přesněji.

Manutan podporuje zavádění štíhlé výroby nabídkou produktů pro výrobní haly, sklady i kanceláře. Poraďte se s námi, pokud si nevíte rady, jak uspořádat jednotlivá pracoviště nebo jaké produkty k tomu využít. Napište nám nebo zavolejte, rádi s vámi vše probereme.