[Rozhovor] Co si ohlídat při stěhování kanceláří?

Před stěhováním

Na co je třeba myslet, než se do stěhování pustím?

Před stěhováním dobře přichystejte prostory, kam se přesouváte. Já třeba vždycky v batohu nosím metr a ověřím si, kde co bude stát. Ujistím se taky, že jsou nové prostory vyklizené a čisté. Ne vždy to tak ale bohužel je – pak je třeba to vyřešit.

Pak už přemýšlím nad tím, jak pobalit věci v původní kanceláři. Vždycky využiju krabice a výplňový materiál (např. bublinkové folie), kterým vystelu všechno, co by se mohlo rozbít. Hodí se také nářadí, abych mohla demontovat nábytek a krycí materiál k zabalení nábytku. K převezení nákladu seženu rudl a vozík za auto.

Jak vnést do stěhování systém

Jak vnést do stěhování systém a sbalit věci, aniž by se pomíchaly nebo poztrácely?

Dobře vše sbalit a označit, je na stěhování asi ta nejotravnější část, ale je to strašně důležité. Od začátku balení dbejte na to, abyste k sobě dávali věci, které k sobě patří. Později to ušetří spoustu práce – nepopletou se vám třeba čtyři podobné kabely k monitoru. 

Kolegy zaúkolujte, ať si označí své osobní věci – monitory, klávesnice, počítače a taky židli. Tím si pojistíte, že každý v nové kanceláři najde svoje věci na správném místě.

Pokud máte ve firmě citlivé dokumenty, jako třeba pracovní smlouvy, označte si je a uložte k sobě, než budete mít nové bezpečné místo k uložení. Nestěhujte je hromadně se všemi věcmi.

Všechny krabice vždy označte – např. kuchyň, kancelář, chodba. Když se pak stěhují věci do nové kanceláře, stěhováci budou rovnou vědět, kam bedny nosit a vyhnete se pozdějšímu složitému přesunu.

Co stěhovat jako první a co jako poslední

Jak sbalit kancelář efektivně? Čím začít a co stěhovat jako poslední?

Rozhodně se vyplácí už při balení věci třídit. Co nechcete dál používat, vyřaďte. My jsme třeba při posledním stěhování sepsali seznam všech věcí, které jsme chtěli dát pryč a nabídli je za zvýhodněnou cenu kolegům a jejich rodinám. Většina věcí se prodala a nemuseli jsme tak stěhovat nepotřebné věci.

Nejdřív sbalte to, co je nejméně využívané – v našem případě to byly třeba dokumenty, kancelářské potřeby nebo věci z kuchyně. Poproste taky kolegy, ať si sbalí věci, které nutně nepotřebují. A až nakonec sbalte techniku – klávesnice, počítače. 

Převoz věcí u nás většinou rozdělíme na dvě fáze. Nejdřív průběžně osobním autem odvážíme většinu menších věcí a pak si na víkend zamluvíme dodávku a přestěhujeme nábytek a všechno ostatní. 

Omezení provozu firmy během stěhování

Jak se stěhovat tak, aby to co nejméně narušilo chod firmy?

Naposledy jsme si přesun do nové kanceláře naplánovali na svátky v červenci – dny, kdy si většina kolegů bere dovolenou. V našem případě je taky výhoda, že většina lidí může pracovat na home office, stačí nám počítač a internetové připojení. Ve staré kanceláři jsme tak do poslední chvíle nechali pár počítačů a stolů, aby se tam dalo chodit, zároveň ale část lidí pracovala z domu.

Komunikace se zaměstnanci

Jak stěhování komunikovat se zaměstnanci?

Zaměstnancům dávejte průběžně vědět, co můžou čekat. Mně se osvědčilo poslat nejdřív obecnější souhrn a pak týden dopředu sepsat podrobnosti: jak to celé bude probíhat, co od nich potřebujeme. Zapojení kolegů nám šetří práci – třeba i taková maličkost, že si přinesou krabici na osobní věci a pobalí si je sami. 

Zabydlování v nové kanceláři

Věci máme přestěhované a jdeme se zabydlovat v nové kanceláři. Jak postupovat?

Je třeba si udělat priority a smířit se s tím, že všechno nebude hned hotové. Pro nás bylo nejdůležitější, aby zaměstnanci měli zázemí k práci – měli si kam sednout, na čem pracovat, mohli si uvařit čaj. Zařizování úklidového kumbálu nebo zasedačky přišlo později. I o zabydlování je dobré komunikovat s kolegy: napsat, jaký je další postup, ptát se, zda jim něco nechybí nebo co by uvítali.

V nové kanceláři je důležité také ošetřit BOZP – označit únikové cesty, rozvaděčové skříně, instalovat hasicí přístroje a pozvat technika na revizi elektrozařízení. Na to se často zapomíná.

Čtěte, jak správně označit únikovou trasu.

Co je při stěhování nejdůležitější?

Stěhovali jsme tolikrát, že už máme osvědčené lidi, na které se můžeme obrátit – ajťáky na zapojení počítačů a internetu, řidiče na svoz věcí, hodinového manžela na drobné opravy. Mít k ruce někoho ochotného, s kým se dobře znáte, je při stěhování velká úleva. Taky se snažím stres ze stěhování nepřenášet na ostatní kolegy – i díky tomu to pak probíhá v klidu.

Čeká vaši firmu stěhování? Rádi vám pomůžeme.