Odborník radí, jak zlepšit interní komunikaci – ať už píšete e-maily nebo vzkazy na nástěnku

Co je to interní komunikace?

Interní komunikace zahrnuje všechno, co firma chce svým lidem sdělovat. Od servisních oznámení typu: „Měníme dodavatele obědů“ nebo „Otevíráme novou školku,“ až po sdílení firemních úspěchů nebo příběhů zaměstnanců.

Dobře zvládnutá interní komunikace by navíc měla jít v obou směrech, od vedení k zaměstnancům i obráceně. Snažte se zaměstnance zapojit, dejte jim nástroje, aby mohli reagovat – nezůstaňte jen u jednostranného informování.

V čem z vaší zkušenosti firmy nejvíce chybují v interní komunikaci?

Buď neříkají nic, nebo chtějí říct úplně všechno. Pokud firma nekomunikuje vůbec, je to problém – nějakou sumu informací totiž vždycky potřebujete zaměstnancům předat. 

Jenže hodně firem se snaží říct úplně všechno tak nešikovným způsobem, že to má paradoxně stejný efekt. Vychrlí na zaměstnance spoustu sdělení, a ti si ve výsledku nic nepamatují.

Jak to v praxi vypadá, když chce „firma sdělovat všechno, ale neřekne nic?“

Je to dost podobné chaotickým nástěnkám, které znáte z ordinací nebo třeba supermarketů. Většinou tam informace nejsou nijak uspořádané, nevíte, co je důležité. Navíc tam často visí informace staré roky – firma rychle něco vyvěsí, ale už se o nástěnku dál nestará. 

Když pak vedle aktuálního letáku o změně v plánování směn vidíte staré oznámení o výdeji obědů v době covidu, nic si nezapamatujete, nástěnku totiž naprosto ignorujete – přitom ta informace o změně v plánování směn je pro vás důležitá.

Jaké jsou další nešvary – co samotná struktura sdělení?

Firmy často porušují základní pravidla, díky kterým se zpráva lépe čte – velikost písma, odsazení, členění textu. To, že přidají dalších pět vykřičníků, srozumitelnosti nepomůže. 

Člověk za den vstřebá jen omezený počet informací. A nezáleží, jestli sedí u počítače nebo stojí u pásu. Už po cestě do práce ho obklopuje spousta sdělení. A pokud ho zahltíte i v práci, moc si z toho neodnese. Takže mu to musíte usnadnit – snažte se tu informaci předat snadno a rychle, ať nad ní nemusí zbytečně přemýšlet.  

Jak by tedy měla taková funkční nástěnka vypadat?

Má jasnou hierarchii sdělení, takže hned vím, které zprávy jsou důležité, čemu mám věnovat pozornost. Informace můžete rozčlenit pro různé skupiny  – zaměstnance s dětmi, ty, kteří chodí na obědy, nebo třeba nováčky. Když se začtete do jednotlivých sdělení, tak jim rozumíte a víte, co máte udělat a do kdy. 

A ještě jeden tip – pokud zrovna nemáte co říct, klidně nechte nástěnku prázdnou. Je to lepší, než aby byla zavalená rok starými informacemi. O to větší pozornost vzbudíte, když tam něco dáte.

Co byste radil firmám, které chtějí svou interní komunikaci zlepšit? Kde mají začít?

Nejdřív se zamyslete, která místa ve firmě můžete využít pro svá sdělení. Budou to obrazovky, nástěnky nebo třeba dveře na toaletách? Filtrujte, co kolegům sdělíte. Říkejte jim jen důležité informace, nezatěžujte je zbytečnými detaily. Schválně si vždycky položte otázku: Proč by tato informace měla čtenáře zajímat, co z ní má?

Pak se pusťte do tvorby – sežeňte si veškeré podklady a dodržujte pravidla srozumitelného psaní. Nesoustřeďte se jen na to, že „firma něco oznamuje.“ Zaměřte se na to, co si ze zprávy odnese čtenář. A než cokoliv vyvěsíte, dejte to raději někomu přečíst a ověřte, že sdělení rozumí.