Co je to e-procurement
E-procurement je digitální nákupní platforma pro firmy. Funguje tak, že automatizuje kroky, které opakujete při každém nákupu. Dobře se proto hodí pro časté nákupy o velkém počtu objednávek – typicky tzv. céčkové nákupy.
V praxi jde o propojení našeho e-shopu s vaším nákupním systémem, které ušetří čas i peníze, a to ze 3 důvodů:
1. Máte ihned po ruce všechny informace, které k objednávce potřebujete
Výpis produktů, jejich parametrů a cen se řadí podle vašich požadavků. Vše máte v jednom dokumentu nebo systému a nemusíte zdlouhavě prohledávat různé zdroje.
2. Údaje do objednávky se zanáší automaticky
Buď data jednoduše vykopírujete, anebo se automaticky propíší do vašeho interního systému. Záleží na tom, jaké řešení zvolíte.
3. Rovnou vidíte nasmlouvané ceny a objednávku dokončíte v interním systému
Ať už vyberete jakoukoliv variantu, ceny budou upravené podle naší dohody a objednávku zpracujete ve známém prostředí svého nákupního systému.
„Nejčastější obavou klientů při zavádění e-procurementu, je, že jim ‚uvidíme‘ do jejich systému. Jenže tak to nefuguje. Pouze nastavíme komunikační cesty k internímu systému – třeba SAP Ariba, Proactis nebo Coupa a do e-mailu nám přijdou jejich objednávky. Navíc je celý proces ošetřený HTTPS systémem zabezpečení, které zajišťuje, že se k datům nedostaneme,“ vysvětluje Tomáš Martinek, obchodní ředitel Manutanu.
E-procurement vás zbaví papírování kolem céčkových nákupů
Z naší zkušenosti zaberou nejvíce času firemním nákupčím céčkové nákupy. Jde o nestrategické zboží, které ke svému chodu firma nutně nepotřebuje, ale je to důležité vybavení pro zaměstnance – třeba rukavice nebo šatní skříně.
Ačkoliv nepřímé nákupy tvoří obvykle jen pár procent rozpočtu, nákupčí zatěžují neúměrně více. Vybírají totiž mezi největším množstvím dodavatelů a také tyto objednávky řeší nejčastěji.
Navíc jsou céčkové nákupy administrativně náročné, protože nákupčí:
- zjišťuje, co kolegové z výroby, logistiky nebo jiného týmu vlastně chtějí,
- vybírá zboží v katalogu,
- ověřuje rozměry, certifikaci, lhůtu dodání a další parametry,
- přepisuje údaje do interního systému,
- vytváří objednávku (a mnohdy si ji musí nechat schválit nadřízeným),
- odesílá ji dodavateli
- a předává přijatou fakturu do účtárny.
2 varianty e-procurement systému
V Manutanu nabízíme nákupčím dva způsoby, jak e-procurement využít. Jsou to:
1. Jednoduchá varianta: statický katalog (hosted catalog)
Dodavatel sdílí s nákupčím jednoduchý dokument v Excelu. V něm jsou položky, parametry i ceny uvedené ve struktuře, která nákupčímu usnadní práci (strukturu dat doporučujeme ošetřit ve smlouvě). Nákupčí pak pracuje se souborem uloženým v počítači. Kopíruje data do interního systému, kde vytváří objednávku a elektronicky ji odešle do systému dodavatele. Ten ji vyřídí a zašle fakturu e-mailem.
2. Punchout neboli dynamický katalog
Nejrychlejší a nejaktuálnější varianta. Funguje tak, že se nákupčí přes dynamický katalog (Punchout) ve svém počítači dostane na e-shop dodavatele. Automaticky se mu zobrazují ceny se smluvní slevou, na které se s dodavatelem dohodli, a také aktuální nabídka sortimentu včetně stavu zásob.
Nákupčí vybere zboží, vloží ho do košíku a na pár kliknutí se mu objednávka „přelije“ do firemního systému, kde spravuje objednávky nebo fakturaci pro všechny dodavatele.
„Díky e-procurementu nemusí výběr vybavení řešit jen nákupčí, ale může zapojit i kolegy. Představte si, že mistr na směně třeba potřebuje koupit žebřík. Nákupčí neví, který přesně a musí to ověřit u mistra. Vybere třeba tři vhodné typy a požadavek opět řeší s mistrem. Ale díky e-procurementu bude mít mistr přístup do sdíleného katalogu nebo Punchout systému a vybere si produkt, který mu nejvíc vyhovuje. Objednávka se nachystá a odešle ke schválení nákupčímu,“ vysvětluje Tomáš Martinek.
Díky strategickému partnerství nebudete na céčkové nákupy sami
Využití e-procurementu má ještě jednu výhodu – pro céčkové nákupy budete mít jednoho strategického partnera a nemusíte hledat pro každou židli nebo šatní skříňku dalšího dodavatele. Díky tomu ušetříte za skryté náklady:
„Hledat pro každou položku ten nejlevnější produkt na trhu není tak výhodné, jak by se mohlo zdát. Když se budete řídit jen cenou, může drhnout kvalita. Opravdu jde o zboží od zavedeného dodavatele, které splňuje nezbytné normy? A co náklady za dopravu, neprodraží vám nákup?“ sdílí zkušenosti z praxe Tomáš Martinek.
Podle něj větší množství dodavatelů jen vede k tomu, že nákupčí nemá dobré podmínky ani u jednoho, přibývá mu administrativy a běhání po schůzkách.
Oproti tomu spojení s jedním strategickým partnerem umožňuje centralizaci nákupů. Tím i jistotu, že vybavení v celé firmě (a na všech pobočkách) bude v dobré kvalitě a nakoupené podle jednotné obchodní strategie: můžete zohlednit třeba i to, že chcete snižovat svou ekologickou stopu a nakupovat především odpovědné produkty.
„Je přirozené, že ne každý dodavatel bude pro vás zajímavý natolik, abyste s ním měli sdílený katalog. Ale pokud si na céčkové nákupy najdete strategického partnery, výrazně vám to usnadní práci. Budete mít méně jednání a méně smluv,“ dodává Tomáš Martinek.
V Manutanu myslíme i na to, že máte strategických partnerů více. Pokud třeba šatní skříňky nebo osobní ochranné pracovní prostředky berete stabilně od jiného dodavatele, můžeme tyto kategorie v e-procurementu skrýt. Nákupčí (potažmo zaměstnanci) pak volí jen z vámi vybraného okruhu zboží.
Zavedením e-procurementu naše podpora nekončí – díky tomu, že poznáme vaše nákupní návyky, poradíme vám i při dalších nákupech, kde ušetřit nebo které položky sdružit do jedné objednávky, aby vám přišly najednou.
Čtěte také: Jak nadstandardními službami přispíváme k rozvoji vaší firmy. >>
Se zavedením e-procurementu vám pomůžeme
Pokud hledáte partnera, který vám usnadní nákupy sortimentu třídy C na maximum, ozvěte se nám – ušetříte spoustu času i nervů. E-procurement jsme zaváděli do malých i velkých firem v 17 zemích Evropy. Vymyslíme způsob, který vám sedne a změnou vás provedeme. Ozvěte se svému obchodnímu zástupci nebo kontaktujte naši zákaznickou podporu.
