[Slovníček pojmů] S čím se setkáte při práci nákupčího

Přímý a nepřímý nákup

Nákupčí se setkává s více či méně strategickými nákupy. Základem je dělení do tří kategorií:

• Nákupy typu A: suroviny na výrobu (např. železo ve válcovně plechů).
• Nákupy typu B: služby a výrobní zařízení, které zajišťují plynulý chod výroby (plyn, energie a příslušenství k válcovacím strojům).
• Nákupy typu C: nestrategické zboží, bez kterého výroba sice dál poběží, ale jde o důležité vybavení pro zaměstnance (šatní skříně, ochranné rukavice).

Nákupy typu A a B jsou přímé a nákupy typu C nepřímé. Ačkoliv nepřímé nákupy tvoří obvykle jen jednotky procent rozpočtu, je to segment, kde vybíráte mezi největším množstvím dodavatelů a tyto objednávky řešíte nejčastěji. Manutan bude vaším dodavatelem právě u těchto tzv. céčkových nákupů.

Tyto nestrategické a nepřímé nákupy se označují také jako MRO (Maintenance, Repair and Operations) – tedy údržba, opravy a provoz.

Nákupy u specialistů nebo generalistů

• Specialista se orientuje na konkrétní segment nebo typ zboží. Vy pak jako nákupčí spolupracujete se specializovaným dodavatelem pro vybavení dílen a pro vybavení skladu využíváte služeb jiné firmy. 
• Generalista vám dodá vše na jednom místě, ať už vybavujete kancelář nebo pořizujete sorbenty. S generalistou šetříte čas strávený hledáním jednotlivých dodavatelů.

Čtěte, jak vybrat správný typ sorbentu. >>

Manutan je generalista a navíc funguje v tzv. hybridním modelu. Nejsme čistě online obchod (jako např. Amazon), ani klasický obchod s tištěnými katalogy. Pohybujeme se uprostřed, zboží nabízíme online, ale vydáváme i tištěné katalogy a zboží vám dovezeme do firmy a klidně i smontujeme.

S kým budete v kontaktu z dodavatelské firmy

• Obchodní zástupce – je vaší přímou spojkou s dodavatelem. Obchodní zástupce je ten, kdo velmi dobře rozumí svému zboží. Vybere takové, které odpovídá požadavkům na kvalitu od šéfů výroby i vašemu rozpočtu. Zároveň má přehled, co je na skladě a co má jakou dodací lhůtu, takže v případě potřeby nabídne vhodnou alternativu. Obchodník ale nemá přímý vliv na výslednou cenu objednávky.
• Nabídkové oddělení – je v kontaktu s obchodním zástupcem a připravuje cenovou nabídku. Posuzuje, na jaké slevy máte nárok.
• Reklamační oddělení – v případě nespokojenosti s doručeným zbožím kontaktujete reklamační oddělení. To po vás bude chtít fotky, číslo faktury a dodacího listu a další náležitosti. Reklamační oddělení vyhodnotí závažnost situace a zda máte nárok na výměnu zboží.

Čtěte více o tom, jak fungují objednávky v Manutanu. >>

Výběrová řízení

Pokud pro firemní nákupy nemáte jednoho vybraného dodavatele, oslovíte více dodavatelů a vyberete toho vhodného ve výběrovém řízení.

Aby vám firmy vytvořily přesnou a relevantní nabídku, připravte si všechny důležité parametry zboží. A to tak, aby byly mezi jednotlivými dodavateli srovnatelné. Pokud poptáváte například kancelářské stoly, kromě výšky, šířky a hloubky byste taky měli určit materiál desky a podnoží. Laminátová deska na laminátovém podnoží je totiž levnější než deska z masivu na ocelových nohách. Proto se vždy snažte poptávku co nejvíce specifikovat a požadujte od potenciálního dodavatele fotky.

Připravte se také na to, že každý dodavatel používá jiné názvosloví. Například pro kód produktu: my v Manutanu ho nazýváme SKU. Jinde to může být např. katalogové číslo nebo číslo produktu.

Nákupní systémy a e-procurement

Automatizované nákupní systémy vám významně usnadní výběrová řízení a opakované objednávky. Jejich zavedení je ale poměrně náročné, a proto je využívají spíše velké společnosti. Existují dva typy:

1. Statické

Statický (někdy také nazývaný Hosted) nákupní systém si představte jako excelovou tabulku, kam se zadávají parametry (číslo zboží, název, cena…) v libovolném pořadí podle jednotlivých výrobců. Následně se přes jiný spárovaný program (např. Proactis) tyto údaje přepíší tak, aby byly vždy shodné. Poté můžete nabídky jednotlivých dodavatelů snadno převést do svého interního systému a porovnávat, vybrat tu nejlepší, nechat schválit nadřízeným a objednat u dodavatele.

2. Dynamické

Dynamický systém (někdy taky Punch out) je ideální, pokud už máte vybraného dodavatele, u kterého nakupujete opakovaně. Přes nákupní systém se přihlásíte na jeho web a rovnou prohlížíte produkty s cenami po smluvní slevě. Produkty přidáváte do košíku a odtud nejdou ještě na zpracování k e-shopu, ale nejprve do vašeho interního systému, kde se položky přepíší na objednávku s již zvýhodněnými cenami. Přeskakujete tak proces žádostí. V systému vám navíc zůstane historie objednávek a při příštím nákupu už nemusíte položky znovu vybírat.

U nás v Manutanu můžete využít E-procurement pro snazší objednávky z vašeho informačního systému.

Slevy, slevy, slevy

Jako nákupčí budete neustále řešit rozpočty. A když ušetříte, dostanete od nadřízeného pochvalu. U dodavatelů se běžně setkáte s různými typy slev. Nejčastěji jsou to tyto:

• Smluvní sleva – tu vám nabídne váš stálý (smluvní) dodavatel. Smluvní sleva se vám automaticky odečte z celkové ceny zakoupeného zboží. Nastavuje se podle domluveného obratu (co už jste u dodavatele nakoupili nebo nakoupíte). Výše slevy je vždy individuální.
• Nabídková sleva – řeší se individuálně a jednorázově podle aktuální poptávky. Záleží na různých faktorech, např. množství zboží nebo kategorie. Můžete se ale setkat se zbožím, na které tato sleva uplatnit nelze.
• Množstevní sleva – na tu máte nárok při poptávání většího počtu zboží. Zatímco nabídková se posuzuje individuálně, množstevní sleva je obvykle předem určena v procentech. Například při nákupu více než 10 skříněk byste získali slevu 5 %.
• Zpětné nebo obratové bonusy – někteří dodavatelé pracují také s bonusy udělovanými na konci daného období. Pokud například ročně uděláte obrat přes milion korun, vrátí vám firma určité procento z této částky zpět.

Podívejte se na další služby, které můžete jako klíčový zákazník Manutanu využít: