Nejprve připomeneme základní pravidla k výběrovým řízením a ve druhé části článku se dostaneme ke konkrétním tipům z praxe.
Kdo má povinnost zadávat zakázky přes výběrové řízení?
Výběrová řízení se týkají tzv. veřejných zadavatelů, tedy:
- státních institucí,
- státních příspěvkových organizací,
- územních samosprávných celků a jejich příspěvkových organizací
- a taky právnických osob, které převážně financuje veřejný zadavatel nebo byly zřízeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zadavatele.
Pokud veřejný zadavatel plánuje zakázku převyšujících hodnotu 500 000 Kč bez DPH, musí výběrové řízení vypsat. Ostatní zadavatelé vypisují výběrová řízení:
- u zakázek v předpokládané hodnotě rovné nebo vyšší než 2.000.000 Kč bez DPH v případě zakázek na dodávky a/nebo služby
- nebo 6.000.000 Kč bez DPH v případě zakázek na stavební práce.
Podrobná a aktuální pravidla včetně návodu, jak určit předpokládanou hodnotu zakázky, najdete na stránkách Ministerstva průmyslu a obchodu nebo tady.
Výběrová řízení se v dnešní době zadávají převážně elektronicky. Populární je například portál Tender arena. Do něj se registrují dodavatelé i zadavatelé a mohou si vzájemně porovnávat poptávky a nabídky. Formální pravidla opět najdete na stránkách Ministerstva průmyslu a obchodu nebo po registraci do Tender areny.
Rady pro zadávání veřejných zakázek
Sepsali jsme 5 praktických rad vycházejících z našich dlouholetých zkušeností. Zaměřujeme se na veřejné zakázky vypisované na dodavatele firemního vybavení. V Manutanu typicky řešíme rekonstrukce šaten, kanceláří nebo dílen. Naše rady se týkají toho, co je potřeba do poptávky zadat a taky toho, co byste si jako zadavatel měli pohlídat.
TIP: Přečtěte si, jak jsme vybavili nové spisovny pro ŘSD.
#1 Detailní informace o prostoru
Chystáte se rekonstruovat šatnu nebo kancelář? Dodavatelům byste do tendru měli dodat alespoň základní parametry k danému prostoru a upozornit na případná specifika. Vždy tedy uveďte:
- kolik metrů čtverečních má prostor,
- co nejpřesnější dispozice,
- na co ho plánujete využívat
- a pro kolik osob má sloužit.
Pokud je například uprostřed šatny sloup, pouhá informace o metrech čtverečních by nestačila. Dodavatel by o sloupu měl vědět kvůli ideálnímu rozmístění skříněk. Stejně tak nestačí říct, že má šatna třeba 16m², protože při rozmisťování nábytku je rozdíl, jestli je dispozice 2×8 m, nebo 4×4 m.
#2 Informace o produktech
Nestačí říct, že chcete šatnu vybavit dvaceti skříňkami. Abyste mohli cenové nabídky jednotlivých dodavatelů dobře porovnat, měly by parametry co nejvíc sedět. Snažte se tedy co nejvíce předejít odchylkám. Udejte rozměry, materiály a případně další parametry jako tloušťku plechu nebo laminátové desky.
„U šatních skříněk je třeba specifické provedení odvětrávacího otvoru nebo otočného uzávěru na zámek. Do skříněk od levnějších výrobců je skrz větrací otvory vidět a uzávěry jdou poměrně snadno protočit. Chápu, že ne vždy se při zadávání myslí na všechno, ale při porovnávání mezi cenovými nabídkami by měl brát nákupčí v potaz i tyto zdánlivé drobnosti, které ale určují výslednou kvalitu výrobku,“ říká Jakub Horáček, obchodní zástupce Manutanu.
Často se stává, že se nákupčí nechá unést nízkou cenou, ale přitom neporovnává porovnatelné parametry. Pokud je jediným kritériem cena, odpovídá tomu kvalita zboží a často přichází následné zklamání.
#3 Rozsah poptávaných služeb
Když zadáte poptávku na 20 šatních skříněk, jsou dodavatelé, kteří prostě nacení 20 nejlevnějších skříněk z nabídky a tím jejich práce končí.
Spolehlivý dodavatel by si ale měl pohlídat, že vybral vhodné zboží a že bude taky v pořádku doručeno. Proto do poptávky klidně specifikujte, že součástí prací by mělo být poradenství při výběru produktů a následná vynáška do patra nebo montáž. Abyste nebyli překvapeni dalšími extra poplatky.
„My v Manutanu máme kolegy v terénu a u každé větší poptávky si přijedeme na místo prostory přeměřit. Ty pak předáme grafikovi a do plánu zakreslíme, jak je možné nábytek rozmístit v rámci hygienických a bezpečnostních norem. Jsem vždy překvapený, když klienti říkají že jsme jediný dodavatel, který si fyzickou návštěvu vyžádal,“ popisuje Horáček.
#4 Historie firmy a záruka
Když vám dodavatel nabídne záruku 7 let, ujistěte se, že po dobu těch sedmi let má firma stále šanci na přežití, abyste případnou reklamaci měli s kým řešit. Zkontrolujte, jak dlouho už firma existuje a jaké má za sebou výrobce a partnery. Protože od těchto výrobců vám bude zboží dodávat. Pokud chcete opravdu kvalitní zboží, hledejte evropské značky a ne produkty dovážené z Číny.
TIP: K ověření solventnosti firmy můžete zdarma využít Registr plátců DPH nebo Insolvenční rejstřík. V obchodním rejstříku se také podívejte na výroční zprávu a účetní závěrku, kterou by měla firma povinně zveřejňovat.
#5 Reference
Abyste si byli opravdu jisti tím, že najímáte seriózní firmu, můžete si vyžádat reference, tedy ukázky předchozích realizací. Firma, která se nemá za co stydět, vám je poskytne dobrovolně a na vyžádání vás vezme na referenční návštěvu podívat se k jinému klientovi.
Jak vyplývá ze všech pěti bodů, vaším hlavním rozhodovacím kritériem by neměla být pouze cena. Ujasněte si, které parametry jsou pro vás nejdůležitější – zda je to rychlost dodání, kvalita produktů, materiál jednotlivých komponent nebo komplexnost služeb (tedy že vám firma navrhne projekt a přijede zaměřit prostory i sestavit nábytek). A mezi jednotlivými nabídkami pak srovnávejte srovnatelné parametry.
Podívejte se, jaké služby v Manutanu nabízíme a ozvěte se, pokud potřebujete s vybavením firmy pomoct.
