4 kroky k vybavení zasedací místnosti, kde se budou hosté cítit skvěle

Krok 1: Promyslete vhodné uspořádání

Než se do zařizování zasedací místnosti pustíte, zamyslete se nad tím, jaký prostor máte k dispozici. Ideálně místnost přeměřte a načrtněte si ji na papír – odhadnete tak lépe, kolik nábytku se do ní vejde. 

„Ideální je umístit zasedací místnost blízko recepce, aby byla cesta pro klienta co nejkratší. Určitě nechcete hostům zkazit první dojem tím, že je nejprve provedete přes všechny kanceláře s provozním nepořádkem firmy,“

říká Michaela Nováková, architektka ze Studia Acht

Zasedací místnost by měla být vzdušná a prostorná, aby se v ní hosté a kolegové mohli snadno pohybovat a necítili se stísněně. Hned ze startu také myslete na techniku – kudy povedete kabely, aby o ně nikdo nezakopával, kam umístíte projektor nebo počítač.

Zasedací místnost vybavujte vždy na míru vaší společnosti. Zamyslete se:

• Jaký je maximální počet lidí, který může v místnosti zasednout?
• Kolik nábytku se tam vejde? Měli byste nechat dostatek prostoru, aby lidi mohli snadno vycházet ven.
• Co všechno se bude v zasedačce odehrávat? Školení, pohovory, cally…?
• Jakým dojmem by měla zasedačka působit? Luxusně, minimalisticky, neformálně?

TIP: Pokud tápete, jak zasedačku uspořádat, vytvoříme vám 3D návrh na míru. Pošlete nám jednoduchý náčrt, a obratem vám zpracujeme návrh, včetně doporučeného vybavení. Z něj pak vytvoříme 3D vizualizaci a sestavíme rozpočet.

Krok 2: Vyberte stůl a židle

Stůl musí být dostatečně velký 

Nejvíce prostoru v zasedačce zabere stůl – dbejte na to, aby byl dostatečně velký (dle maximálního počtu hostů) a vhodný pro skupinovou práci. K té se hodí klasický kulatý stůl. Pokud nábytek v místnosti budete často přeskupovat, investujte do modulárního stolu, který si poskládáte z více dílů tak, jak zrovna potřebujete. Myslete také na umístění techniky a ověřte, že do vámi vybraného můžete instalovat průchodky a lišty na kabely. 

TIP: Pokud si pořídíte konferenční stůl v našem e-shopu, pomůžeme vám ho smontovat a vyřešíme také, kudy povedou a kam schovat elektrické kabely.

Konferenční židle musí být hlavně pohodlné

Při výběru židlí dbejte na správnou ergonomii – prostor mezi židlí a stolem by měl být dost velký na to, aby se pod stůl schovaly područky židle. Základní výška sedáku židle je 40± 5 cm. Prostor mezi židlí a stolem pak je zhruba 20–30 cm.

Pokud budete zasedací místnost využívat hlavně pro obchodní jednání, postačí klasické konferenční židle, které snadno poskládáte na sebe a prostor uzpůsobíte v místnosti dle počtu hostů. 

A jestli vám to rozpočet a prostor dovolí, klidně zasedací místnost pojměte luxusněji a vybavte ji polohovatelnými křesly nebo čalouněnou klasikou, aby se kolegové i hosté cítili ještě pohodlněji.

Čtěte také: Nastavte si v kanceláři správně výšku stolu a židle. >>

Nezapomeňte na úložný prostor

Pokud vám to prostor dovolí, pořiďte do zasedací místnosti další nábytek, abyste nemuseli nikam odbíhat a měli po ruce vše, co potřebujete. Třeba stolky na občerstvení, věšák na kabáty nebo úložné skříňky, na které umístíte hrnky na kávu. Pokud v zasedaččce také školíte, hodí se mobilní kontejner na papíry a tužky.

TIP: Nezapomeňte ani na pomocníky pro zapisování nápadů – flipchart nebo smazatelnou tabuli. Mějte po ruce samolepící post-it papírky a dostatek psacích potřeb.

Krok 3: Promyslete techniku a akustiku

Nestačí, že hosty pohodlně usadíte a nabídnete jim skvělou kávu – ve chvíli kdy v zasedačce selže technika, až se budete připojovat ke callu, celé setkání tím shodíte. Proto si dejte záležet na výběru správné techniky – potřebujete dostatek zásuvek pro dobíjení notebooků a lišty či průchodky, do kterých kabely ukryjete. 

Neobejdete se ani bez audivozuální techniky. Základem je:

1. Projektor či velký monitor – ke sdílení obrazovky či videohovory.
2. Kamera – ideálně s širokoúhlým objektivem, abyste zachytili všechny účastníky v místnosti.
3. Mikrofon a reproduktory – pro větší zasedací místnost je lepší mít několik mikrofonů, které rozložíte po místnosti a zachytíte tak jasně zvuk každého účastníka.
4. Dálkové ovládání či klikátko pro prezentaci
5. Počítač s bezdrátovou klávesnicí a myší ke sdílení obrazovky či videohovory – buď do zasedačky jeden pořiďte nebo kolegům nachystejte HDMI přípojku pro jejich vlastní notebooky.
6. Kabely, které zajistí kompatibilitu mezi různými zařízeními (např. HDMI, USB-C nebo VGA kabely).

Jak na lepší akustiku? Krom textilních závěsů na okna pomůžou další prvky:

„Akustiku v místnosti zlepší cokoliv měkkého: panely na stěnách, závěsy, židle s polstrováním, nebo třeba měkká nástěnka. Je těžké dopředu říct, co vám bude nejlíp fungovat – nejlepší je to v konkrétním prostoru testovat a postupně vylepšovat,“

říká Michaela Nováková, architektka ze Studia Acht.

Čtěte také: Jak zlepšit akustiku v kanceláři. >>

Krok 4: Dbejte na design, který sedne vaší značce

Ideální design zasedačky? Univerzální řešení neexistuje – vzhled by měl odrážet vaši značku, firemní kulturu i potřeby zaměstnanců. Někde bude dávat smysl minimalistický interiér v industriálním duchu, jinde zase hravé a barevnější ladění.

„Vaše zasedačka slouží jako vaše vizitka. S designem si můžete vyhrát, prezentovat svou firmu – já jsem třeba v jedné velké strojírenské firmě zvětšila některé z jejich nákresů a využila je jako tapety,“

sdílí svou zkušenost Michaela Nováková, architektka ze Studia Acht

S barvami v zasedačce to ale nepřehánějte a zejména na stěnách se držte neutrálních barev. Pokud chcete do místnosti dostat barevné prvky, udělej to spíš skrze doplňky, jako obrazy, koberec, křesla nebo závěsy.

Nezapomeňte ani na branding. Vaším logem můžete ozdobit zeď, koberec či zelenou stěnu. Nachystejte do zasedačky držák s propagačními materiály, případně se pochlubte zajímavými certifikáty či cenami. Ale všeho s mírou, abyste na stěnách nevytvořili „vizuální smog.“ 

TIP: Dejte si pozor, která část zasedačky bude vidět na videohovorech. Nemiřte kameru na stůl s občerstvením nebo holou zeď, ale raději na logo firmy nebo třeba zajímavý obraz. Do videohovoru díky tomu dostanete kousek firemní kultury.

A pokud chcete se zařizováním zasedací či konferenční místnosti poradit, dejte nám vědět. Rádi probereme vaše představy a přetvoříme je v realitu.