Archivace smluv ve firmě: jak dlouho je uchovávat a kam s nimi?

Poctivě zakládáte do šanonů jak pracovní smlouvy, tak všechny komisionářské nebo třeba implementační smlouvy. Je to ale nutné? Přečtěte si, které smlouvy a jak dlouho musíte uchovávat a co s nimi po uplynutí archivační lhůty.

pexels-element-digital-1370294 (1)

Elektronická, nebo papírová archivace?

V České republice můžete smlouvy archivovat elektronicky v ověřeném programu nebo papírově uložením do kartotéky. Druhou možnost využívají nejčastěji jednotlivci, kteří nemají smluv k archivaci tolik, nebo společnosti s dlouholetou tradicí, které jsou již na tento systém zvyklé. Převod papírové kartotéky do digitální formy by byl velmi nákladnou položkou, a tak je mnohdy jednodušší pokračovat ve starém systému. 

Mladší firmy mnohem raději volí elektronickou archivaci. Pokud si firmy vyměňují dokumenty v elektronické podobě, archivují přímo ty a nemusí nic tisknout. Elektronicky můžete ale archivovat také papírové smlouvy – stačí je naskenovat. Počítačový archiv nezabírá prostor v kancelářích a může být i levnější. Dejte si však velmi záležet na výběru správného programu, kde budou vaše data bezpečně zálohovaná.

K ukládání a správě smluv je také možné využít profesionální archivační služby. Tyto služby obvykle nabízejí zabezpečené úložné prostory a zvládnou proces skenování a elektronického ukládání dokumentů. Mohou také nabízet další služby, jako je indexace a uspořádání smluv pro snadnější přístup.

TIP: Přečtěte si náš článek o archivaci účetních dokumentů >>

Bez ohledu na zvolenou metodu je důležité sledovat umístění a stav smluv, aby byly snadno dostupné pro případ potřeby. Toho lze dosáhnout vedením deníku nebo databáze smluv a základních informací o nich, jako jsou smluvní strany, datum uzavření a datum vypršení platnosti (pokud je to relevantní).

Správně uložené smlouvy budou snadno dohledatelné v případě potřeby. Uložením na konkrétní označené místo zamezíte ztrátě nebo poškození (kdyby vám smlouva ledabyle ležela na stole, může se snadno připlést k jiným dokumentům).

Smlouvy, které musíte archivovat 5 let

  • Smlouvy o dílo a o dodávkách výrobků a služeb

Zhotovitel daného výrobku nebo služby (tedy nejspíš vaše firma) se v tomto případě zavazuje provést dílo, které objednatel zaplatí a převezme. Smlouvy o dílo se uzavírají v nejrůznějších oborech – od marketingové agentury až po instalatéra, jehož dílem jsou nové firemní toalety. Kromě samotného provedení činnosti můžete smluvně zaštítit také požadovaný termín dodání.

  • Leasingové a úvěrové smlouvy

Předmětem leasingu je přenechání konkrétní věci za finanční obnos na určitou dobu nájemci. Smlouva o úvěru říká, že si půjčujete určitý obnos peněz a zavazujete se k jeho vrácení.

Všechny tyto smlouvy můžete po pěti letech skartovat. Není třeba je dále uchovávat.

Smlouvy, které musíte archivovat 10 let

  • Pracovní smlouvy – DPP i DPČ

Tato smlouva zakládá pracovní poměr mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Spolu s pracovní smlouvou musíte po dobu 10 let evidovat také zápočtové listy, platové výměry a dokumenty o náplni práce. Mzdové listy a osobní karty zaměstnanců se archivují déle – oficiálně 30 let, v praxi však mnohdy až 45 let.

Termín pro archivaci se v tomto případě počítá od ukončení pracovního poměru.

  • Komisionářské smlouvy

Používají se v obchodním prostředí. Smlouvu, v níž se tzv. komisionář zavazuje něco obstarat (prodat, koupit, zařídit) jménem tzv. komitenta. Například podepíšete s realitní kanceláří smlouvu, kterou kanceláři svěříte vše ohledně prodeje či koupě nemovitosti. S komisionářskými smlouvami se také setkáte při prodeji investičních dokumentů nebo na aukcích uměleckých předmětů.

  • Implementační smlouvy

Uzavírají se v rámci projektu a slouží k realizaci určitého úkolu nebo cíle. Tyto smlouvy jsou obvykle uzavírány mezi dvěma nebo více stranami a obsahují podrobné informace o tom, jak bude projekt realizován a jaké kroky budou přijaty k dosažení cíle. Implementační smlouvy se mohou týkat stavebních projektů, IT projektů nebo projektů zaměřených na výzkum a vývoj. Určují povinnosti a odpovědnosti všech stran, termíny a finanční podmínky.

  • Smlouvy o služebnostech a věcných břemenech

Tyto smlouvy se vztahují obvykle k nemovitostem – domům, bytům i pozemkům. Upravují práva a povinnosti osob, které nemovitosti užívají, a přitom nejsou majitelé. Smlouva se může například týkat užívání cizí přístupové cesty k vaší firmě.

Pracovní, komisionářské a implementační smlouvy jdou po vypršení desetileté lhůty ke skartaci – nemusíte je předávat oblastnímu archivu k trvalému uložení. Smlouvy o služebnostech a věcných břemenech to nemají jednoznačně určeno – po deseti letech přejdou do skartačního řízení, kde zástupce oblastního archivu po zhodnocení individuální situace rozhodne, jestli půjdou ke skartaci nebo do trvalého archivu.

Smlouvy, které musíte archivovat 20 let

  • Manažerské smlouvy

Jde o speciální pracovní smlouvu – tuto uzavírá zaměstnavatel se zaměstnancem, který vykonává funkci manažera nebo ředitele.

Po dvaceti letech nemusíte manažerské smlouvy už nijak dále archivovat, stačí je skartovat.

Smlouvy, které se archivují na trvalo

Následující smlouvy nemusíte archivovat u sebe – ihned po jejich vyhotovení totiž patří do oblastního archivu k trvalému uložení:

  • smlouvy o prodeji podniku či převodu obchodního podílu,
  • smlouvy majetkoprávní (zapsané např. v KN),
  • smlouvy závažného významu,
  • smlouvy mezinárodní,
  • smlouvy kolektivní.

Kdy začíná platit archivační lhůta?

Archivační (nebo skartační) doba začíná běžet 1. ledna následujícího roku po podepsání smlouvy, pokud jde o jednorázovou akci (jako např. prodej majetku).

V případě, že uzavíráte smlouvu na konkrétní období nebo na dobu neurčitou (např. pracovní smlouva), termín archivace se počítá až po ukončení platnosti (tedy např. od ukončení pracovního poměru) nebo splnění podmínky ve smlouvě uvedené.


Další články, které vám pomohou