Flexibilní kanceláře přitahovaly pozornost již dlouho před pandemií Covid-19. V roce 2018 studie Savills a Workthere týkající se evropské situace v oblasti flexibilních kanceláří vykázala významný nárůst poptávek po flexibilních kancelářích ve srovnání s celosvětovou poptávkou po firemních nemovitostech. Již tehdy činila poptávka po flexibilních kancelářích 9,9 % z celkové poptávky, tj. třikrát více než před 3 lety, s rozlohou 830 000 m² kanceláří po celé Evropě. Ačkoli se to pochopitelně týká většinou velkých měst, jako je Paříž, Londýn a Berlín, zažívají i další „sekundární“ evropská města rostoucí nadšení z tohoto nového způsobu řízení. Ve Stockholmu nebo Bruselu je nyní téměř 25 % poptávek cíleno na coworkingové prostory.
Jaká je organizace flexibilní kanceláře v praxi?
Flexibilní kancelář může sestávat z kanceláře sdílené dvěma střídajícími se zaměstnanci v závislosti na dnech v týdnu. Může mít také podobu zcela volného prostoru, v němž není přiřazeno žádné pracovní místo.
Je rovněž možné rozhodnout se pro řešení s otevřeným prostorem bez přidělených pracovních míst, jenž je však vyhrazen konkrétnímu oddělení, což umožňuje jak zachování pevných bodů, tak konstruktivní spolupráci jednotlivých týmů.
Aby byla zachována soudržnost týmu, mohou být zaměstnancům k dispozici také hybridní prostory kombinující pracovní a relaxační oblasti. Je-li nerozdělený otevřený prostor příliš nešikovný, je možné začlenit další prostory podporující koncentraci týmů. Například se jedná o:
- „Telefonní budky“ (prostory určené pro telefonování);
- „Zasedací místnosti“ s optimálním akustickým pohodlím, kde se mohou zaměstnanci scházet;
- „Studovny“ nabízející soukromí, pokud zaměstnanci potřebují maximální koncentraci.
Tato nová definice prostoru bude záviset jak na flexibilitě, kterou vám vaše oblast podnikání umožňuje, tak na vašich cílech i na přijetí méně usedlých pracovních míst vaším týmem.
Nižší náklady pro firmy
Pro firmy je často hlavní výhodou flexibilní kanceláře snížení nákladů spojených s kancelářským prostorem. Méně přidělených pracovních míst znamená nižší požadavky na prostor. Ačkoliv jsou založené na nomadismu a práci na dálku, podléhají flexibilní kanceláře také dlouhodobému vývoji. Prostor na jednoho zaměstnance se ve velkých firmách snížil ze 40 m2 v roce 1980 na… dnešních zhruba 15 m2[1].
Podle několika studií provedených před pandemií Covid-19 uvedlo minimálně 50 % zaměstnanců, že nepotřebují vlastní kancelář za předpokladu, že budou mít k dispozici veškeré vybavení potřebné pro efektivní práci[2].
Flexibilní kancelář, nedílná součást práce na dálku
Obliba práce na dálku po krizi vyvolané pandemií Covid-19 nebývale roste. Jelikož si velká většina zaměstnanců (81 %) přeje i nadále pracovat na dálku jeden až několik dnů[3] v týdnu, vyvstává otázka zachování osobních pracovních míst v prostorách firmy. Proč udržovat pracovní místo pro každého zaměstnance, když stejně zůstane po jistou dobu neobsazené?
Potřeba základní podpory zaměstnanců
Flexibilní kanceláře jsou často nařčeny, ze depersonalizují kancelářské prostory, či dokonce způsobují přidaný stres kvůli ztrátě každodenních rituálů. Nad těmito otázkami však vítězí flexibilita umožněná prací na dálku. Co by mohlo být osobnějšího a rutinnějšího než vlastní domov? Jakmile bude možné pravidelně pracovat tímto způsobem a střídat práci na dálku a osobně v kanceláři, zaměstnanci si snadno obnoví své návyky, budou zažívat skutečnou kvalitu života při práci a zachovají si pocit převzetí kontroly nad svým pracovním životem.
Někteří mají rádi socializované prostředí kanceláře; jiní upřednostňujíc klid při práci na dálku; většina zaměstnanců však oceňuje možnost střídání obou variant. Svoboda volby pracovního místa je bezpochyby silným faktorem autonomie. Dodává také velmi silný pocit převzetí kontroly. A jak zdůrazňuje doktor neurovědy Gaëtan de Lavilléon, pocit převzetí kontroly je „spojen s celkovým uspokojením z práce obecně a v konečném důsledku i s lepším výkonem“[4].
Pro získání podpory všech zaměstnanců je tedy nutné, aby flexibilní kancelář umožňovala tuto potřebu převzetí kontroly. Jinak můžete zůstat doma! Proto je moudré zapojit zaměstnance do návrhu rozmístění pracovišť. Tak to například provedl Airbnb pro svou americkou centrálu v Portlandu.
Pro zabránění výskytu frustrací spojených se ztrátou samostatných kanceláří je nezbytné, aby všichni chápali flexibilní kancelář jako novou příležitost potkávat se s ostatními zaměstnanci firmy. Z tohoto hlediska musí být flexibilní kancelář vnímána nejen jako pracovní prostor, ale také jako vítané místo milých setkání, které napomáhá kreativní spolupráci.
Povyšte flexibilní kancelář na centrum spolupráce
Jedná se například o model, který zavádí Peugeot. Loni na jaře francouzská automobilka oznámila, že osobní přítomnost v kanceláři bude nyní povinná pouze… 1,5 dne v týdnu. Týkalo se to 40 000 zaměstnanců po celém světě. Cílem bylo povýšit každé osobní setkání na plodný a produktivní okamžik. „Mám-li coby HRD pracovní schůzku s fyzickou přítomností mých týmů, požádám je, aby neotvírali notebook ani se nedívali do telefonu. Důležité je, abychom tento okamžik setkání skutečně prožili a rozehráli kreativitu, zahájili spolupráci a učinili společná rozhodnutí“, říká k tomuto tématu Xavier Chéreau, HRD (rozvoj lidských zdrojů) společnosti PSA[5]. Flexibilní kancelář tak má potenciál přetavit kancelářské prostory na centra spolupráce, v nichž probíhají se odehrávají píše schůzky a konzultace než samotná práce. Samostatná práce je pak naopak vykonávána v klidu na dálku, z domova, na jiném místě nebo v coworkingovém prostoru.
Flexibilita, nová firemní kultura
Flexibilní kancelář tedy znamená konec osobní přítomnosti. Důležité je již nesledovat dobu strávenou v kanceláři, ale splnění zadaných termínů. Každý si tak může zorganizovat svou práci podle libosti, pokud tím ovšem neohrozí týmovou spolupráci a neublíží kvalitě konečného výsledku.
Na podporu firem vznikají v době těchto turbulentních kulturních změn nové služby. To je třeba případ aplikace Moffi, díky níž každý uživatel ví, které pracovní místo je volné a které je obsazené. Uživatelé také mohou každodenně sdílet, zda plánují jít do kanceláře, nebo zda chtějí pracovat na dálku. V případě potřeby je také možné vyhledat coworkingové prostory v okolí. Manažeři tak na jedno kliknutí vidí, kolik lidí pracuje z domova a kolik jich je osobně přítomno v kanceláři.
Flexibilní kancelář také mění role manažerů. Stávají se více než kdy jindy těmi, kdo propojují týmy za účelem dosažení společného cíle, stanovují jasné vize a přesné termíny a posilují sociální pouto potřebné k udržení soudržnosti týmu a k posílení důvěry mezi jednotlivými členy. Ve stručnosti musí jejich charisma vyzařovat dokonalou flexibilitu.
Flexibilní kancelář v době zdravotní krize
Flexibilní kancelář má jednoznačné výhody, přesto však čelí výzvám zdravotní krize. S nediferencovaným provozem a nepřidělenými pracovišti se ve firmách v masovém měřítku odehrává setkávání zaměstnanců, které zvyšuje riziko kontaminace. Je tedy důležité dodržovat přísná pravidla, včetně následujících:
- Přísné dodržování preventivních opatření a sociálního odstupu;
- Využívání denních nebo půldenních rezervací prostoru pro omezení setkávání;
- Používání osobního nesdíleného vybavení (klávesnice, myš, laptopy, náhlavní soupravy);
- Vyčištění pracoviště před použitím a po něm.
Všechny tyto procesy spolu s postupným seznamováním zaměstnanců s tímto konceptem zajistí flexibilním kancelářím světlou budoucnost, která na dlouhou dobu změní přístup k pracovnímu prostředí.
[1] https://www.leparisien.fr/economie/salle-de-creativite-box-telephonique-quiet-room-la-revolution-au-bureau-02-06-2019-8084460.php
[2] Observatoire Actineo, 2019: zpráva o kvalitě života při práci
[3] „Francouzi a práce na dálku“, studie Neonomade a ZeVillage, srpen 2020
[4] Blog odborníků na neurovědu, 12. dubna 2019.
[5] Rozhovor s Xavierem Chéreau, Le Point, 11. května 2020
