Jak kompletně vybavit zaměstnance na home office

Novela zákoníku práce: Jak mění pravidla pro home office?

Od 1. října 2023 musíte uzavřít se zaměstnancem smlouvu, aby mohl pracovat na dálku. Pokud tak neučiníte a zaměstnanec pracuje z domova, dopouštíte se přestupku a hrozí vám pokuta. Pokud vaši zaměstnanci na dálku už pracují, měli byste s nimi písemnou dohodu uzavřít do měsíce ode dne účinnosti novely, tj. 1. 11. 2023.

Dohoda by měla obsahovat například:

• popis a místo práce,
• čas, kdy bude práce vykonávána,
• způsob evidence práce,
• nebo úhradu nákladů, které zaměstnanci při práci na dálku vzniknou – například musí více topit a svítit. 

Úhradu nákladů můžete vyřešit třemi způsoby:

1. Zaměstnanec vám své náklady prokáže (účtenkou, fakturou) a vy je uhradíte.
2. Poskytnete zaměstnanci paušál. Ten stanovuje Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) a vychází přitom z údajů zveřejněných českého statistického úřadu o spotřebě domácností. Pro představu – aktuálně jde o 4,60 korun za hodinu práce z domova, částku bude MPSV vždy k 1. lednu aktualizovat.
3. Nebo se zaměstnancem uzavřete dohodu, že žádnou úhradu nákladů nechce. 

I přes změnu pravidel platí, že  režim home office si pracovníci nemohou nárokovat – zaměstnavatel ho musí povolit.  

Pokud však o home office požádá těhotná zaměstnankyně, pracovník či pracovnice pečující o dítě mladší 9 let, zaměstnavatel má odmítnutí těžší – pokud by home office nepovolil, své rozhodnutí musí písemně odůvodnit.

Home office a BOZP

Pro kolegy, kteří pracují z domova, platí stejná pravidla bezpečnosti práce, jako kdyby byli na pracovišti. Jejich dodržování z pozice zaměstnavatele zkontrolujete sice jen těžko, do bytu zaměstnancům nevidíte. 

Přesto kolegy co nejvíce podpořte, aby i doma pracovali v co nejzdravějším prostředí. 

Můžete například do písemné dohody o home office přidat písemné čestné prohlášení zaměstnance o tom, že jeho domácí pracoviště splňuje minimální standardy BOZP. 

Podle metodiky MPSV by domácí pracoviště mělo být:

• klidné, s hlukem nepřekračujícím 65 dB,
• vybaveno lékárničkou,
• vytopené na teplotu v rozmezí 20 – 27 °C
• a vybaveno ergonomicky – vhodným stolem, židlí a technikou, která umožní práci ve správné poloze (typicky nastavitelný monitor, ergonomická klávesnice a myš atp.).

V další části vám poradíme, jaké vybavení kolegům na home office pořídit a na co si dát pozor.

Přečtěte si také:
Jaká je ideální výška pracovního stolu? >>
Jak vybrat kancelářskou židli? >>

Zaměstnanci mají různé potřeby. Domluvte se s nimi

Jen málo zaměstnanců má doma takové podmínky, které se aspoň vzdáleně blíží kanceláři. Typicky vlastní nejnutnější minimum: počítač či notebook, připojení k internetu, telefon, možná i tiskárnu. 

Každý z nich má navíc i úplně jinou osobní a rodinnou situaci. Jeden je single ve dvoupokojovém bytě a bez problémů si vyčlení dost místa na práci. Jiný však své 3+kk sdílí s manželkou a čtyřmi dětmi. Místo pro klidnou pracovnu tak doma hledá těžko.

Proto si před plánovaným nákupem vybavení pro home office udělejte přesnou představu, jaké mají lidé potřeby, a podle toho nakupujte.

Takhle vypadá pracovní místo z pohledu psychiky

K tématu home office psychologové radí:

• pracovní zónu v domácnosti jasně oddělte od ostatních částí,
• myslete na dobrou ergonomii pracovního místa, aby tělo přesunem na home office neutrpělo šok,
• pokud to jde, pracujte u okna – kvůli dennímu světlu i čerstvému vzduchu,
• pracovní zónu dobře osvětlete.

Jak pomůže zaměstnavatel: 5 tipů pro efektivnější práci vašich lidí

1. Jak vytvořit pracovní zónu – poraďte zaměstnancům a pořiďte jim nezbytné vybavení

Na rozdělování bytu příčkou nebo velké přeskládávání nábytku není čas. Raději dejte zaměstnancům tipy, jak má pracovní zóna vypadat a co do ní nepatří.  

Rozhodně má být co nejdál od:

• televize,
• dveří,
• místa, kde si hrají děti.

Někteří psychologové nedoporučují pracovat v ložnici. Kombinovat intimní zónu s pracovní zátěží je pro psychickou pohodu riziko.

Ve většině domácností je pracovní místo kompromis. V takovém případě pomohou paravány či neprůhledné regálové skříně. Vytvoří optickou i psychologickou bariéru a tím posílí pracovní soustředění.

2. Ergonomické sezení aneb předcházejte bolestem zad

V nově vytvořené pracovní zóně stráví vaši kolegové minimálně třetinu svého dne. Při tak dlouhé době sezení jsou klasické jídelní židle nebo oblíbený ušák doslova zabijákem zad.

TIP: Zdravé sezení je zhruba stejný oxymorón jako zdravá cigareta. Doporučte zaměstnancům, aby si v průběhu home office dělali přestávky: zvedli se, protáhli, zašli na krátkou procházku nebo si jen udělali čaj či kávu. 

Klíčová otázka zní: židle nebo křeslo? Jednoznačně židle. Kancelářská křesla jsou z pohledu ergonomie a zdravého sezení (pokud něco takového vůbec existuje) noční můrou – mají pevný úhel mezi sedákem a opěradlem, možnosti nastavení se omezují jen na výšku sedáku; výška opěradla, područky, bederní opěrka, hloubka sezení, opěrka hlavy –⁠ to všechno je fixní.

Pokud zaměstnanec sedí na židli 8 a více hodin, musí židle splňovat tato kritéria:

• synchronní mechanika polohování, která zajistí optimální polohu sedáku a opěradla, aby páteř zůstala v co nejlepší poloze (co to znamená v praxi: když se budete naklánět dozadu, téměř až do horizontální polohy, musí se zvětšovat úhel mezi sedákem a opěrákem s tím, že se sedák mírně nakloní vzad),
• pevná a stabilní konstrukce,
• nastavitelný a správně tvarovaný opěrák, který bude přirozenou a pevnou oporou páteře,
• nastavitelná bederní opěrka a síla protiváhy opěradla pro optimální tlak na bederní část páteře,

• nastavitelná a dostatečně krátká područní opěrka pro podporu loktů, aby ruce nevisely plnou vahou na páteři, opěrka by ale neměla omezovat pohyb u stolu nebo do něj dokonce narážet,
• ergonomicky tvarovaný sedák (s dopředu postupně se svažující přední hranou, ideálně ze studené pěny), aby zespod nestlačoval stehna a krev mohla volně proudit,
• nastavitelný podhlavník.

TIP: S výběrem vhodné židle, která splní maximum ergonomických kritérií, vám rádi poradíme. Obraťte se na nás telefonicky na čísle +420 800 24 24 24 nebo napište na e-mail prodej@manutan.cz.

TIP: Výběr židle není maličkost a každému vyhovuje něco jiného. V Manutanu si proto jednoduše objednáte více typů židlí, vyzkoušíte je se zaměstnanci a až pak si vyberete. Vybrané kusy si objednáte a ostatní nám do Manutanu vrátíte. 

Podívejte se na podrobnosti naší služby Židle na zkoušku. >>

3. Ergonomická pracovní plocha

Na pracovní stůl se musí vejít všechno, co váš zaměstnanec potřebuje – typicky počítač a příslušenství. Pokud zaměstnancům kupujete stoly, myslete i na místo pro dokumenty, telefon či nápoje. Soustředění a psychiku podle psychologů podporují i rostliny.

TIP: Pro „notebookáře“ zajistěte monitor, klávesnici a myš, aby mohli pracovat v ergonomicky vhodné poloze.

Ergonomie stolu mj. zahrnuje:

• výškovou nastavitelnost pracovní plochy – někteří lidé upřednostňují práci vestoje alespoň po část pracovní doby,
• výšku stolu aspoň 72 cm,
• přiměřenou velikost pracovní plochy, která se může podle osobních zvyků a pracovní pozice významně lišit,
• výsuvnou desku pro klávesnici (a myš).

4. Dostatek světla

Doporučte zaměstnancům, aby pracovali u okna. Lepšímu soustředění a produktivitě pomáhá vedle denního světla i dostatek čerstvého vzduchu.

V chladnějších částech roku je brzy tma, na náladě moc nepřidají ani mlhy a pošmourno. Proto je důležité i vhodné umělé osvětlení. Pamatujte, že:

• je dobré vybrat barevný tón co nejbližší dennímu světlu, tedy s barevnou teplotou okolo 4000-6000 K (K = kelvin, jednotka, kterou se měří barevná teplota neboli chromatičnost), teplejší světlo je vhodné pro relaxační zóny, naopak světlo studenější (namodralé) zvyšuje stres,
• zdroj světla nesmí mířit do obličeje, ani vytvářet ostrý stín například umístěním z boku či za zády,
• není dobré svítit si do monitoru, dělá to nepříjemné odlesky.

5. Drobnosti, které pomohou a potěší

Podrobněji se drobnostem pro home office věnujeme v článku: Díky pořádku a rituálům snadno zvládnete i dlouhý home office. Alespoň pro inspiraci a úplnost zde nabízíme tipy na další potřeby, které zaměstnance potěší a zpříjemnění jim home office:

Podívejte se na inspirativní video s pomůckami, které pomohou produktivitě vašich zaměstnanců. >>

TIP: Pokud si na našem e-shopu Manutan nevyberete, rádi vám připravíme nabídku na míru. Zavolejte svému obchodnímu zástupci nebo na zákaznickou podporu na 800 24 24 24 a společně vymyslíme ideální řešení právě pro vás a vaše lidi.