Průvodce vybavením kanceláře od A do Z

3D vizualizace usnadní plánování i výběr nábytku

Možná se do zařizování nových prostor pouštíte sami – vyberete nábytek, který vás zaujme nejvíc, objednáte ho a umístíte do nových prostor. Když budete mít štěstí, výsledek bude vypadat dobře a do týdne máte hotovo. 

Jenže co když vám zbyde příliš nevyužitého prostoru nebo si nebudete vědět rady s umístěním atypické skříně?

Pokud chcete mít od začátku jasno, jak bude kancelář vypadat, vyzkoušejte naši 3D vizualizaci. Vytvoření 3D návrhu u nás předchází konzultace s obchodním zástupcem, který si prostor přeměří, nafotí a rozkreslí. Zjistí vaši představu a vše pak předá grafikovi – návrh kanceláře máte hotový do 4 dnů.

„Při navrhování 3D modelu kanceláří se náš grafik řídí vaším přáním – kolik pracovní plochy kolegové potřebují nebo kdo s kým v kanceláři komunikuje. Zohledňuje také technické normy nebo ergonomii,“ vysvětluje Tomáš Martinek, obchodní ředitel Manutanu. 

Tip z praxe: Když nás pro reorganizaci kanceláří oslovila firma Alliance Laundry Systems, 3D návrhem jsme jim uspořili spoustu času. Potřebovali do kanceláře pro 3 zaměstnance vměstnat 4 pracovní místa a ještě prostor pro návštěvy. Chvíli zvažovali, že tento prostorový rébus vyřeší výrobou nábytku na míru. Výroba by ale zabrala dva měsíce. Díky našemu 3D návrhu získali rychlejší a levnější variantu – zjistili, že mohou místnost vybavit typizovanými stoly, které byly skladem.

Výhodou 3D vizualizace od Manutanu je, že zahrnuje přímo produkty, které máme v e-shopu, takže celý proces od měření po montáž nábytku vyřešíte s jedním dodavatelem. Služba je navíc zdarma. 

Přečtěte si víc o tom, jak vytváříme 3D vizualizace prostor. >>

Minimální prostor pro zaměstnance určují technické normy

Při plánování kancelářských prostor prostudujte taky související předpisy – například technickou normu ČSN 73 5305 pro administrativní budovy a prostory. 

Podle té musí mít pracovní místo pro jednání s odkládacími plochami minimálně 12 m², bez odkládacích ploch 5 m² na 1 pracovní místo. 

Krom nezbytného minima norma obsahuje také doporučené hodnoty, které jsou velkorysejší – doporučená plocha pro pracoviště s prostorem pro jednání a odkládání je 16 m², bez odkládacích ploch 8 m².

Podle architekta Petra Plíhala Levého jsou při plánování kanceláří zásadní také tyto normy:

• Prostor kanceláře musí mít vyhovující denní osvětlení (dle ČSN 7 0580-1) a také dobře navržené umělé osvětlení (dle ČSN EN 12464-1), případně sdružené (dle ČSN 36 0020-1).
• Při umisťování pracovního místa dejte pozor na oslnění sluncem. Umělé osvětlení by mělo odpovídat povaze práce. Umístěte ho tak, aby kolegy zbytečně neoslňovalo a zároveň, aby měli světla dostatek a nestínili si.
• Minimální světlá výška kanceláře by měla být 2,7 m. jde o vzdálenost od podlahy ke stropu. 

„Myslete také na hlukovou zátěž uvnitř budovy. Pracujte jak se stavební akustikou – tedy dělícími a obvodovými konstrukcemi (vzduchová a kročejová neprůzvučnost, dle ČSN 73 0532), tak s prostorovou akustikou, která ovlivňuje dobu dozvuku,“ dodává architekt Petr Plíhal Levý z architektonického a projekčního ateliéru TAKAFATA.

Pokud poptáte naši 3D vizualizaci, nemusíte si s normami lámat hlavu – v návrhu s nimi automaticky počítáme.

Osvědčené tipy od architektky

Představa šéfa je jedna věc – ale co pak s tím, když se kancelář nebude líbit zaměstnancům. Pro architektku Janu Halamíčkovou jsou vždy klíčoví lidé, kteří prostor využijí. 

Tvrdí, že design kanceláří musí odrážet značku, firemní kulturu i potřeby zaměstnanců – je logické, že ajťák potřebuje ke své práci jiné vybavení než třeba účetní. 

Proto se kolegů hned ze startu ptejte, co potřebují k tomu, aby se na svém pracovním místě cítili dobře. „Prostor by samozřejmě měl vypadat jednotně – držte se firemních barev nebo používejte stejnou řadu nábytku. Jsou ale věci, které architekt bez zapojení konkrétních lidí sám neodhadne,“ přiznává Jana.

Při zařizování také šetřete barvami. Zejména při výběru nábytku nebo odstínu výmalby se držte neutrálních barev, ty výraznější do interiéru dostaňte přes doplňky: „Barvy jsou fajn ve foyer, recepcích a vstupních prostorách. Já bych ale doporučila stěny raději ozvláštnit týmovými fotkami, obrázky produktů nebo velmi populárními zelenými stěnami, “ radí architektka.

Čtěte další tipy pro zařizování kanceláře podle architektky >>

Na židli a pracovním stolu nešetřete

Při výběru dbejte hlavně na ergonomii – pracovní místo co nejvíc přizpůsobte tělesným proporcím zaměstnance, zejména pokud tráví mnoho hodin u počítače.

• Výšku pracovního stolu přizpůsobte výšce zaměstnance. Pro vyšší kolegy zvolte desku ve výšce 65–76 cm. Pro menší postavy stačí 61–75 cm. V našem e-shopu se setkáte nejčastěji s výškou 75 cm, která vyhovuje většině lidí.
  
• Pro ergonomii je důležitá i výška podsedáku židle a prostor mezi židlí a stolem – aby se zaměstnanci pohodlně sedělo a pod stůl se schovaly područky židle. Základní výška sedáku židle je 40± 5 cm. Prostor mezi židlí a stolem je zhruba 20–30 cm.
  
• A jestli chcete mít jistotu, vyzkoušejte naši službu židle na zkoušku – v e-shopu si objednáte židle, kolegové je otestují a ty, které jim nebudou vyhovovat, si zdarma odvezeme zpět k nám.

Čtěte také: Jak koupit správné kancelářské židle na první dobrou. >>

Při výběru stolu a židle vsaďte na kvalitní kousky, které vydrží roky. Podle Kristýny Švamberk z architektonického studia perspektiv kvalitní nábytek podpoří kolegy v tom, aby se jim v kanceláři lépe pracovalo a rádi se tam vraceli – zejména pokud fungují v režimu hybridní práce. 

„Jedním z aktuálních trendů jsou výškově nastavitelné stoly. Jejich polohu si přizpůsobíte tlačítkem a kolegové nemusí 8 hodin v kuse jen sedět, což není pro tělo ideální. Používají je teď i naši architekti a jsou s nimi hodně spokojení. Je to jednoduchý způsob, jak pracoviště udělat více flexibilní a ergonomické,“  říká Kristýna Švamberk.

Čtěte další tipy, jak kanceláře přizpůsobíte hybridní práci. >>

Na co dalšího nezapomenout

Stojan na monitor se musí řídit ergonomií – abyste zajistili, že kolegy nebudou bolet záda a dostojíte předpisům BOZP, nastavte správně výšku monitorů. Horní hrana by měla být v úrovni očí – i pokud pracují na notebooku. Se správným nastavením pomůže stojan s regulovatelnou výškou.

Myslete na osobní pomůcky zaměstnanců – třeba uzamykací kontejner na osobní věci, šanon na papíry nebo stojánek na propisky. 

Akustiku zlepší textilie všeho druhu. V menších prostorách postačí závěsy, koberce a polstrované židle, do větších kanceláří využijete akustické panely, které vkusně zakomponujete do celkové koncepce interiéru. 

Stáhněte si checklist k vybavení kanceláře. >>

[Ukázková kalkulace] Na kolik vás vybavení kanceláře vyjde?

Teď se nejspíše sami sebe ptáte – na kolik mě to celé vyjde? Pokud kanceláře vybavujete ve velkém, nedívejte se jen na jednotkové ceny, ale berte v úvahu také další služby.

„Hledat pro každou položku ten nejlevnější produkt na trhu není tak výhodné, jak by se mohlo zdát. Když se budete řídit jen cenou, může drhnout kvalita. Opravdu jde o zboží od zavedeného dodavatele, které splňuje nezbytné normy? A co náklady za dopravu, neprodraží vám nákup?“ sdílí zkušenosti z praxe Tomáš Martinek, obchodní ředitel Manutanu. 

Pro ilustraci se podívejte na naši ukázkovou kalkulaci pro kancelář s jedním pracovním místem, která zahrnuje smluvní slevu i montáž:

TIP: Céčkové nákupy (jako třeba kancelářský nábytek) tvoří obvykle jen pár procent rozpočtu, pro nákupčí jsou ale dost administrativně náročné. Díky e-procurementu ušetříte čas strávený papírováním. Podívejte se, jak u nás funguje.

Se zařizováním vám pomůžeme 

Pokud se zařizováním kanceláří potřebujete poradit, ozvěte se, naskočíme v jakékoliv fázi – ať už o rozvržení prostor teprve přemýšlíte nebo hledáte konkrétní stůl, který sedne do atypického rohu ve vaší nové kanceláři. 

Krom velkého sortimentu v e-shopu klientům navíc nabízíme řadu nadstandardních služeb, třeba záruku 10 let na většinu zboží, výrobu na míru nebo montáž.