Pavlo, co všechno vaše back office pozice obnáší?
Rozhodně to je administrativní podpora firmy, zodpovídám za provoz všech našich poboček, velké v Brně, menší v Praze a také mám na starosti brněnský ateliér. Starám se také o HR aktivity, pracuji s docházkovým systémem, řeším fleet management, organizuji akce jako vánoční večírky nebo školení a mám i drobné IT úkoly. Náplň práce mám velmi pestrou a baví mě, že nikdy nevím, co přinese další den.
Zmiňujete správu kanceláří a prostor, co přesně si pod tím představit?
Spadá sem spousta drobných věcí. Objednávám a připravuji kávu, nad rámec úklidové agentury zajišťuji drobný úklid – třeba po klientech, když v zasedačce skončí jednání. Starám se o to, aby fungovala klimatizace, květiny byly pravidelně zalité. Komunikuji s dodavateli služeb i majiteli budovy. Zařizuji zkrátka všechno, co je potřeba. Kurýrní služby, jízdenky, letenky, tisk vizitek, certifikátů, ale dělám i drobné grafické práce.
Jak řešíte objednávání kancelářských pomůcek nebo věcí, které je třeba pravidelně dokupovat?
Jsme celkem malá firma, a proto se řídím hodně pocitově. Jednou za měsíc projdu všechny prostory, kde ukládáme věci – jde hlavně o drogerii a hygienické vybavení, kancelářské potřeby se zase tak rychle nespotřebují. Většina práce kolegů se odehrává online a zároveň nás v kancelářích není tolik, část lidí pracuje z domova. Ještě před pandemií jsme měli velkou spotřebu třeba samolepicích papírků (tzv. post its), takže jsem je každý měsíc doplňovala, ale i to se vlivem pandemie snížilo.
Neděláme velké zásoby: díky filosofii firmy, poloze v centru Brna, ale i práci kolegů, která se odehrává v onlinu
Žádné větší zásoby tedy ve firmě neděláte?
Majitelé firmy jsou minimalisty a řídíme se filosofií, že neděláme velké zásoby, ale dokupujeme věci, až když jsou potřeba. V kanceláři jsem každý den a vidím, když něco dojde. Sídlíme v centru Brna, takže to klidně obratem dokoupím. Pokud toho dochází více najednou, třeba papíry do tiskárny, objednávám online.
Dříve jste pracovala ve velké společnosti, jak jste to řešili tam?
V té firmě nás bylo sto a velkým rozdílem bylo, že jsme nesídlili v centru Brna, ale na periferii. Zásoby se tvořily pravidelněji. Neměla jsem žádnou propracovanou tabulku v Excelu, ale omezený budget. Ten mám ostatně i nyní. Dostala jsem třeba patnáct tisíc na všechno a musela si vyhodnotit, co je prioritní. Nikdy nesměla chybět káva nebo fixy na whiteboardy v každé zasedačce. Většinu věcí jsem objednávala u zasmluvněné firmy.
Zmiňovala jste, že spravujete i kancelář v Praze. Jak to zvládáte na dálku?
V pražské kanceláři, kde pracuje kolegů méně, je celková spotřeba ještě menší. Zhruba jednou za měsíc do Prahy zajedu, vše zkontroluji a pokud něco dochází urgentně, objednám to kolegům online. Se správcem budovy komunikuji po telefonu, to jde na dálku bez problémů.
Projděte si slovníček pojmů, se kterými se jako nákupčí setkáte nejčastěji >>
Doporučuji pracovat s projektovým nástrojem, kalendářem a sešitem
Máte nějaké vychytávky nebo nástroje, které jste za 8 let práce v back office zavedla a ulehčují vám nyní práci?
Myslím, že velmi důležitá je organizovanost a průběžná kontrola. Jakmile člověk ztratí systém, v úkolech se utopí. Co mi k řízení chodu kanceláří hodně pomáhá, je online program pro projektové řízení, konkrétně Asana. Úkoly si organizuji do kategorií Praha, Brno – mám tak o všem přehled. Co je hotové, odkliknu, ale kdykoliv se k úkolu můžu vrátit.
Máte nějaký jasně daný systém práce, který dodržujete?
Pracuji s projektovým nástrojem, kalendářem a sešitem. Mám obvykle milion rozdělaných věcí a abych si udržela pořádek, úplně všechno si píšu. Nejrychlejší je si každý úkol zapsat do sešitu, třeba když ke mně přijde kolega s požadavkem, napíše mi na Slacku nebo mi zavolá dodavatel.
Přes den si pak vždycky najdu chvíli, třeba deset minut dopoledne i odpoledne, všem úkolům v sešitě přidám priority (k tomu používám samolepicí papírky) a zanesu je do projektového nástroje Asana. Tam jim přidělím deadline a pouštím se do jejich plnění.
Vaše role je hodně o komunikaci, řešíte někdy i nepříjemné situace?
Nepříjemné věci ani neřeším. Ale je to hodně o mém nastavení, řídím se heslem: co dáváš, to se ti vrací. Snažím se být za všech okolností milá a profesionální, pak jde řešit cokoliv. Třeba teď nám v Praze spočítali špatně zálohy na energie, ale komunikace byla nakonec bez problémů. Pokud je nepříjemná druhá strana, člověk se nesmí nechat rozhodit, raději hovor rychle ukončete, nechte věci vychladnout a vraťte se k nim později.
Přečtěte si další články na blogu Manutanu nebo se podívejte na naši nabídku kancelářských potřeb.
