Elektronická archivace dokumentů. Kde začít a na co si dát pozor

Jedna rada do začátku: pokud s elektronickou archivací začínáte, je lepší, když si vezmete k ruce odborníky. Ti vám pomůžou ujasnit si, jaké typy dokumentů můžete ve vaší firmě elektronicky archivovat a seznámí vás s možnostmi informačních systémů. 

V České republice můžete dokumenty archivovat:

• papírově, 
• elektronicky,
• smíšeně.

Elektronická archivace znamená, že důležité dokumenty ukládáte na server nebo cloud. Představte si to jako knihovnu, kde místo toho, abyste museli fyzicky procházet regály a hledat požadovanou knihu, jednoduše zadáte název do vyhledávače a okamžitě ji máte k dispozici. V této digitální „knihovně“ si můžete své dokumenty uložit bezpečně a organizovaně, přístupné odkudkoli, kde je internet, a to jen pro osoby, kterým dáte oprávnění.

Připomeňte si, jak dlouho musíte archivovat smlouvy >>

Podmínky důvěryhodného dokladu

Pokud archivujete daňové doklady, tak při elektronické archivaci daňových dokladů musíte stejně jako při té papírové zaručit, že jsou důvěryhodné. K tomu musíte dle zákona o DPH splnit 3 podmínky:

1. věrohodnost původu – prokázání totožnosti osoby, která doklad vystavila,
2. neporušenost obsahu – tj. že obsah dokladu nebyl změněn,
3. čitelnost – obsah musí být jasně a snadno přístupný pro čtení a pochopení pro všechny oprávněné uživatele, a to i v digitální formě.

Aby vám úřady elektronické doklady uznaly, musíte splnit ještě jednu podmínku – zaručit nepřetržitý přístup k uchovávaným datům. 

TIP: S automatizací opakovaných častých nákupů o velkém počtu objednávek pomůže e-procurement. Čtěte, jak funguje. 

K tomu, abyste dodrželi zákonné podmínky využijete několik nástrojů, které vám nyní představíme.

1. Elektronický podpis

Díky elektronickému podpisu může stát nebo třeba finanční úřad přesně identifikovat, kdo dokument vystavil – zaručuje věrohodnost a neporušenost obsahu.

Podoba elektronického podpisu se řídí nařízením eIDAS, což je evropské nařízení, které nastavuje pravidle elektronických interakcí na vnitřním trhu EU. 

Elektronický podpis nahrazuje vlastnoruční podpis a v Česku vám ho zřídí 3 kvalifikované certifikační autority:

• První certifikační autorita, a.s. (www.ica.cz/)
• PostSignum (www.postsignum.cz)
• eIdentity a.s. (www.eidentity.cz)

O elektronický podpis může požádat fyzická i právnická osoba a jeho platnost je 1 nebo 3 roky.

„Nepředstavujte si elektronický podpis jako autogram, který vložíte do faktury. Spíš než o obrázek jde o matematický výpočet. Při jeho tvorbě se nejprve vypočte otisk dokumentu, tzv. hash. Jde o unikátní číslo, pomocí něhož lze dokument identifikovat. Jakmile se hash vytvoří, systém ho zašifruje autorovým privátním klíčem – a tak vzniká elektronický podpis,″ vysvětluje David Reichel, solution architect IT společnosti GRiT. 

Setkáte s několika druhy elektronických podpisů:

• Zaručený elektronický podpis – má nižší stupeň bezpečnosti a pouze označuje skutečnost, že se dokument od podpisu nezměnil. Zajišťuje integritu dokumentu, ale nepotrvzuje pravost údajů o podepsané osobě. 
• Uznávaný elektronický podpis – používá se hlavně při styku s úřady veřejné správy a slouží pouze k ověření identity. 
• Kvalifikovaný elektronický podpis – podpis s nejvyšším stupněm důvěryhodnosti. Umožňuje dlouhodobě ověřovat autorství dokumentu a zákon ho považovuje za stejně spolehlivý jako vlastnoruční podpis. 

Jaký elektronický podpis tedy vybrat? To záleží na konkrétním řešení elektronické archivace. Poraďte se s odborníky, kteří vám pomohou vybrat pro vás nejvhodnější variantu.

2. Časové razítko

Doplněk elektronického podpisu, kterým prokážete čas vytvoření dokumentu. To se hodí zejména, když potřebujete hlídat archivační lhůty – snadněji pohlídáte, jak dlouho dokumenty skladujete. 

Připomeňte si archivační lhůty pro účetní dokumenty >>

Díky kombinaci časového razítka a elektronického podpisu prokážete jak původce dokumentu, tak čas vzniku dokumentu. 

Abyste dostáli zákonným povinnostem, používejte pouze tzv. kvalifikovaná časová razítka. Ta v Česku vydávají stejné subjekty jako elektronický podpis:

• První certifikační autorita, a.s. (www.ica.cz/)
• PostSignum (www.postsignum.cz)
• eIdentity a.s. (www.eidentity.cz)

3. Elektronická výměna dat (EDI)

Pokud uvažujete, že se vydáte cestou elektronické archivace, seznamte se také s pojmem EDI (Electronic Data Interchange). Jde o moderní způsob komunikace mezi obchodními partnery, při které dochází k výměně obchodních, logistických a jiných dokumentů (např. objednávek, dodacích listů, faktur atd.) elektronicky ve strukturovaných formátech.

Nasazení takto propracované výměny elektronických dokladů se vyplatí hlavně společnostem zpracovávajícím velké množství dokladů (např. obchodní řetězce nebo  e-shopy). Díky EDI v nich mají lepší systém, vyhnou se ručnímu přepisování a doklady se rovnou ukládají do zabezpečeného elektronického archivu. Zavedení EDI bývá proto součástí celkové digitalizace ve firmě a elektronický archiv její součástí. 

„U digitalizace dokumentů je zásadní, jakých dokladů se týká. V GRiTu velmi často vedle EDI dokladů pomáháme také s digitalizací daňových dokladů, protože těch firmy mají hodně a často jim už v elektronické podobě chodí – třeba jako pdf v e-mailu. Pokud firmy nemají dobře nastavené procesy, jak s takovými fakturami budou dále pracovat, může jim to paradoxně komplikovat práci, protože si fakturu budou tisknout, dohledávat k ní další údaje nebo ji nechávat schvalovat. Díky elektronickému systému pro zpracování a schvalování faktur vše snadno vyřeší na jednom místě,“ vysvětluje Reichel princip EDI v kombinaci s řešením pro zpracování a schvalování faktur. Podle něj se proto firmám vyplatí přemýšlet nad digitalizací procesů komplexně, nejen v rámci archivace. 

Zjistěte, co všechno můžete ve firmě digitalizovat a neutratit při tom majlant >>

Jak probíhá přechod na elektronickou archivaci

Elektronická archivace souvisí hlavně s dobrým nastavením procesů. Ve výsledku pak ušetříte peníze i čas. 

Protože je ale přechod od papíru k elektronickým systémům docela sofisitkovanou záležitostí a jak už jsme zmínili, často je provázaný i s dalšími procesy automatizace ve firmě, doporučujeme v této záležitosti oslovit odborníky.

Při digitalizaci firemních procesů vás typicky čekají tyto kroky: 

1. S odborníkem na digitalizaci proberete nároky a potřeby své společnosti a nejčastěji řešené procesy a typy dokladů.
2. Navržení řešení – liší se dle velikosti a charakteru společnosti, u větších společností je vhodné provést detailnější analýzu s vyčíslením návratnosti.
3. Zavedení procesů – u menších společností to stihnete za měsíc, u větších zabere i půl roku. 

Přejeme, ať vám jde budování digitálního archivu od ruky. A pro dokumenty, které stále skladujete fyzicky, vám rádi poskytneme vybavení – šanony, police či uzamykatelné skříňky. Stačí se ozvat.